Arhivske organizacije upravljanja: GOST, uputstva, dokumenata, pravila. Smjernice za upravljanje arhivska građa

Arhivske pravila upravljanja zapisima sadrže ključnih zahtjeva za rad sa papirima i materijala koji nisu uključeni u trenutnu aktivnosti kompanije. Oni su formulisana u skladu sa ovim regulatornim okvirom, regulatorne obradu obim, kompilacija i pohranjivanje informacija. Ključni pojmovi koji se koriste u okviru postavlja standarde za arhivistiku Records Management. Prilikom izrade ih u obzir napredak u korištenju tehnologija i napredne informatičke tehnologije. Razmotriti dalje temelju arhivske za upravljanje dokumentima.

učestalost

Smjernice za arhivske upravljanje dokumentima primjenjuju na vladine agencije. Oni su također potrebni za poslovanje koje se bave određenim poslovima. Konkretno, propisi primjenjuju u dijelu opisa, registracija, očuvanje i korištenje dokumenata arhivske fonda Ruske Federacije, odnosi se na državnu imovinu.

Banovine preduzeća, koji rade sa filmom, fonografske, video, fotografije, mape, nauke i tehnologije, informacije telemetrija, regulisan odredbama navedenim u planiranju i izvještavanju.

Dužnost i pravo da formiraju organizacije u arhivi za privremeno skladištenje dokumenata RF AF daje osnovu sektorskih zakona (od 1993), položaj (iz 1994. i 1998. godine, odnosno.). Regulatorni okvir čine pravni akti od regionalnog značaja. Smatra se pravila ne odnose na dokumente, posao koji je regulisan Saveznim zakonom № 5485-1 i predsjedničkim dekretom № 1203 od 30.11.1995, na

završetak

To je sistematski dopunu dokumentarnog baze jedinice preduzeća. Branje uključuje određivanje:

1. Izvora.
2. Sastav materijala koja će biti primljena.

U sklopu ove aktivnosti se vrši direktan prenos dokumenata u arhivu. Kao izvori su:

1. preduzeće jedinice.
2. Fizička osoba.
3. Podređeni strukture.

Sastav materijala

za arhivske uputstvo za upravljanje postavlja da akvizicija obavlja privremeno (preko 10 godina) slučajevima i trajno čuvanje. Također sumira podatke o osoblju. Slučajevi u kojima je rok trajanja manje od 10 godina, po pravilu, arhive se ne prenose. Oni su sadržani u relevantnim dijelovima preduzeća. Na kraju je rok trajanja takve stvari treba uništiti. Detalji pojedinačnih karaktera se prenose na zahtjev vlasnika. Nakon toga, oni se šalju u Državnom arhivu za trajno sadržaj. Transfer će biti materijala Enterprises prekursor i likvidirani podređenih struktura.

Arhivske upravljanja zapisima i nomenklaturu

Ovlaštenih zaposlenika obavlja poslove sa informacijama preduzeća materijala, napraviti sistematski liste predmeta. On je pozvao nomenklature. Na formiranje označava rok trajanja materijala. za arhivske građe o upravljanju propisuje ovlašteni divizije za praćenje i olakšati pružanje usluga u izradi nomenklature. Sistematski popis služi kao osnova za formiranje zaliha informativnog materijala stalno i privremeno (do 10 godina) za pohranu. Nomenklatura je i veliki računovodstveni dokument. Koristi se za registraciju slučajeva privremenog skladištenja, uključujući i period od manje od 10 godina. Uspostavljeni nomenklatura sistematizaciji mogu se koristiti prilikom izrade kartica datoteke radnje.

klasifikacija

Vođenje arhivske upravljanje vrši se na tri vrste nomenklature:

1. Tipično.
2. Primer.
3. Pojedinca (za određenu firmu).

Prvi određuje sastav materijala nastaje u sličnim institucijama. Standard nomenklatura se smatra da je regulatorni dokument. Približna sistematizaciji određuje približan sastav informativnih materijala za preduzeća koje su pokrivene svoju akciju, što ukazuje na indeks. Ima preporučni karakter. Ove vrste sistematizacije koristi u formiranju pojedinca opsega i prebačen u nju bez promjene.

priprema Značajke

Dokumenti za arhivske upravljanje Enterprise Records sistematizirani u propisanom obrascu u skladu sa nomenklaturom strukturnih jedinica. Potonji bi trebao biti dogovoren i potpisan od strane lidera.

Nomenklatura preduzeća je napravljen u opštem obliku. To je parafiran od strane šefa arhive ili osoba zadužena, koji je potpisao šef pružanja usluga ili ovlašteni radnik. Nomenklatura mora biti odobren od strane stručne komisije, a potom odobren od strane direktora kompanije. Nakon obavljanja ovih postupaka glave strukturnih divizija poduzeća pod uvjetom ekstrakt relevantne sekcije.

Nomenklature za narednu godinu formirana u posljednjem kvartalu tekuće razdoblje. Usklađivanje se provodi najmanje 1 put u 5 godina. Ako promijenite strukturu i funkcije preduzeća, nova nomenklatura.

Postupak za sastavljanje poslove

Formacije grupisanje radnje u skladu sa nomenklaturom. Arhivske organizacije upravljanja zapisima uključuje sistematizacije informacija u skladu sa imenom mape. Nije dozvoljeno grupisanje duplikate i nacrte. Izuzetak su visoke vrijednosti vozila. ne mora biti stavljena u folder papir da se vrati.

Održavanje arhivska evidencija se vrši na centraliziranog rukovanje materijalima usluga pružanje informacija, a na decentralizirana - i strukturne jedinice, a iznad podjela. Grupiranje se vrši pod direktnim nadzorom osobe odgovorne za sigurnost medija za pohranu. Ako je potrebno, mogu biti uključeni zaposleni u Državni arhiv.

ključni zahtjevi

upravljanje arhivske građe vrši se u skladu sa zahtjevima propisa. U formiranju fascikle sa nosača informacija treba da ispunjavaju sledeće uslove:

1. Materijali za privremeno i trajno skladištenje su grupirani odvojeno.
2. Folder je uključena u jedan primjerak svakog od papira.
3. Folder treba da bude prisutan materijala za jednu kalendarsku godinu. Ove uredbe, međutim, postoje izuzeci. Oni uključuju:

• lične datoteke, koje se formiraju tokom cijelog trajanja relevantnih zaposlenika;
• materijala i strukture izabranih odborima s njima, zamjenik grupe, ustrojeni u periodu sazivanja;
• Papir obrazovnih institucija, pogubljen i grupisani u školskoj godini;
• pozorišne materijala, karakteriziraju aktivnosti sezone;
• istorije, i tako dalje.

Folder mora biti manji od 250 listova u debljini od ne više od 4 cm.

Grupiranje upravnih akata

Arhivske upravljanja zapisima zahtijeva sistematizaciju različitih vrsta nosača informacija. Ove uključujući atribut i upravnih akata. Oni su grupirani prema vrsti i hronologiju aplikacija:

1. Odredbe statuta odobren od strane regulatornih akata, djeluju kao aneksa. Oni su grupirani zajedno. Ako odredbe, propisi, statuti su odobreni kao zasebne akata, sistematizira ih u pojedinačnim slučajevima.
2. Naredbe i odluke viših struktura za njihovu realizaciju su grupisani po oblastima preduzeća.
3. Naloge koji se odnose na osoblje, sistematizovanih po perioda zadržavanja. Uz veliku količinu informacija materijala svrsishodno akata na različitim stranama društva, grupu posebno.
4. Naloga u ključnim područjima aktivnosti su sistematizirani odvojeno od djela na osoblje. Na primjer, kako bi arhivske upravljanja zapisima je uključena u istom folderu, i imenovanje šefa divizije odgovoran - na drugi.
5. Odobrenih limita, izvještaji, procjene, po stavkama liste, planove i tako dalje. grupisani odvojeno od njih projekata.
6. Lokacija dokumenata u dosijea se provodi u cilju su dobili.
7. Lica osoblje račune plate sistematizirani u zasebnim folderima. Oni su raspoređeni po abecednom redu.
8. Žalbe, sugestije, pritužbe građana o aktivnostima kompanije, evidenciju njihovog razmatranja i implementacije su grupisani odvojeno od pritužbe pojedinaca za privatne stvari.
9. Sistematika prepiske se obično vrši u kalendarskoj periodu u kronološkom redu. U ovom slučaju, odgovori su postavljeni nakon pitanja. U slučaju produženja prepiske na određenu temu, koja je počela u prethodnoj godini, dokumenti uključeni u folder u tekućem periodu. U ovom slučaju pokazuje indeks prethodne godine.

Izrada nosača informacija prihvaćen na čuvanje

Arhivske upravljanja zapisima daje broj zahtjeva za strukturne jedinice, rad sa papirnim dokumentima. Izrada nosača može biti parcijalna ili potpuna. To ovisi o vremenu skladištenja. Puna kotizacija se provodi u pogledu privremenih dokumenata (preko 10 godina), stalni sadržaj, kao i radnje na osoblje. To uključuje:

1. Tvrdi uvez / vezivo folder.
2. Numeracija listova.
3. Izrada stranice-svjedoka.
4. Formiranje internih inventar ako je to potrebno.
5. Izrada prilagođavanja detalje naslovnoj strani. Oni mogu dodirnuti ime preduzeća, registarski broj foldera, ekstremna datumi, i tako dalje.

Materijali za privremeno skladištenje, uključujući i rok od manje od 10 godina, ucrtana u dijelu. Dakle, nije dozvoljeno da izvrši sistematizaciji hartija od vrijednosti u folderu, a ne u listi, ne biti etiketa osiguranja.

nijanse

Arhivske upravljanja zapisima - aktivnost u kojoj stručnjaci pružiti ne samo informacije nosača sigurnost, ali i mogućnost da rade s njima ukoliko se ukaže potreba. U tom cilju, djela čine folder, četiri punkcijom podnijela je u kartonsku poklopac. Oni su također dozvoljeno da se veže s obzirom na mogućnost čitanja tekstova, rezolucije, datumi viza u svim novinama.

U sklopu priprema za grupiranje svih metalnih zakovica su uklonjeni. Materijali su namijenjeni za trajnu pohranu i sastoji se od posebno vrijednih ili neformatiranih djela nalaze se u folderima usmjernika tri ventila sa nizove ili u posebnim kutijama.

Kada su prisutni u neostvareno dokumentima osobne prirode (rad knjige, razglednice, vojne kartice, itd.) Su stavljeni u poseban omot i podnio ga ostatak materijala. Na kraju folder mora biti prisutan prazan list-svjedoka. Na početku foldera sašivena obrazac za internu inventar. Da bi se osigurala sigurnost i red aranžmana svakog lista papira brojevima sa arapskim brojevima. Ovo pravilo se ne odnosi na stranice, a oblici svjedok za inventar. Broj se stavlja u olovci u gornjem desnom uglu.

Sheet-svjedok

Napravljena je po nalogu. On sadrži riječi i brojke:

1. Broj listova s numeriranja.
2. Broj stranica unutrašnjih zaliha.

List-svjedoka predviđa broji specifičnost. Konkretno, kako bi se utvrdilo da li postoji slovima indeksa, nedostaje kodovi, brojevi stranica sa zalijepljenim fotografijama, stranica velikog formata, i tako dalje. Osim toga, na listu ukazuju na prisustvo štampanje brošura u folderu, ako nisu označene u glavnom numeracije. List-svjedok diranih kompajler. Naknadne promjene u statusu i sastav foldere treba označiti u njemu u odnosu na odgovarajuće radnje. Nije dozvoljeno da list-svjedok na naslovnoj stranici folder ili neto promet poslednje stranice dokumenta u njemu.

interni popis

Ona se formira za skladištenje i računovodstvenih informacija datom trenutku (preko 10 godina) i kontinuirano sadržaj. Interna inventar kao sastavljen za poslovanje nastala sorti dokumenata, naslova koji nisu objavljeni sadržaj. Obrazac treba prezentirati podatke o serijske brojeve napada u indeksa fascikli, naslovi, datumi i brojevi stranica.

Za interne popis u prilogu sažetak rekord. To je navedeno u brojkama i slovima broj dokumenata koji se nalaze u njemu, kao i broj listova formiranja to. Podržava interne kompajler inventar. Ako se folder vezan ili uvezani bez formi, sastavio popis je u prilogu u unutrašnjost prednji poklopac.

Promjene u sastavu materijala treba se odraziti u folderu "Bilješke". Konkretno to se odnosi na uklanjanje, zamjena papiru, uključujući i dodatne dokumente u folderu. Istovremeno, spusti reference na relevantne radnje. Ako je potrebno, može biti formirana od strane novog ulaska na list rezimira interne inventar, kao i natpis svjedoci folder.