Cirkulacija dokumenata je važan deo toka posla

Upravljanje dokumentima se shvata kao pravila kojom se potpisane odluke unutar preduzeća ili institucije unapredjuju od trenutka prijema u arhivsko skladište. Osnova ovog koncepta je prijem dokumenta, njegovo razmatranje, prenos na izvršne organe, sprovođenje organizacionih mera za izvršenje, sertifikaciju, registraciju, slanje u skladište.

Ovo je proces koji uzima u obzir slučajeve kretanja dokumenta, zajedno sa brzinom njenog kretanja kroz ove instance. Promet dokumenta je proces koji mora biti u korelaciji sa informativnom aktivnošću administrativnog aparata, sa dokumentacijom svake pojedinačne odluke, čuvanjem novije primljenih dokumenata.

Veliki broj nedostataka u aktivnostima mnogih upravljačkih aparata je upravo zbog loše organizacije kretanja dokumenata. Na primer, proces prosleđivanja dokumenta o upravljanju odlukom treba da sadrži tri obavezne komponente:

• Informativna podrška odluke (ovo uključuje pouzdane informacije koje potvrđuju tačnost odluke);
• Dokumentovanje same odluke (administrativni dokument);
• Kontrola nad implementacijom (koja uključuje organizaciju predloženog rada, načine ostvarivanja zadatka, usaglašavanje sa odredbama i uslovima).

Kao što se vidi iz prethodnog primera, tok rada je prikupljanje informacija na osnovu kojih će se izdati administrativna odluka; Priprema samog rešenja, uključujući uređivanje, pregovaranje, izradu nacrta do odobrenja. Sve ove faze zahtevaju kretanje dokumenta ne samo između strukturalnih podjela preduzeća, već i između izvođača, od tehničara, specijalista do rukovodilaca. Zaključak iz ovog primera je da što je veća brzina kretanja dokumenta, to je veći kvalitet njenog izvršenja u svakoj određenoj fazi, to je bolji proces upravljanja preduzećem u cjelini.

Sam izraz se pojavio u literaturi još 1920-ih. U to doba se verovalo da je tok posla organizovanje rada usmjerenih na racionalnu izgradnju državnog aparata u cjelini, raspodjelu odgovornosti između različitih izvođača i usluga. Godine 1931. Institut za tehnologiju upravljanja napravio je prvi pokušaj regulisanja jedinstvenih principa organizacije upravljanja evidencijama. Pravila su utvrđena, prema kojima bi trebalo da se prima, isporuka dokumenata, pravila izvršenja, regulisanje potpisivanja. Sledeće faze u razvoju privrede dobilo je zakonodavnu regulaciju takvog koncepta kao klerički rad, gde je glavni naglasak bio na pojedinačnim tehničkim operacijama. Program cirkulacije dokumentacije ovim zakonskim aktima nije pomenut, iako je u suštini sve značilo organizovanje kretanja dokumenata. Od 1974. godine potpisan je glavni dokument koji reguliše cjelokupan proces cirkulacije dokumenata, što je u dosadašnjem smislu.

Ovaj zakonodavni akt naziva se "Jedinstveni državni sistem upravljanja dokumentima" (YGSD), čije su tačke posvećene organizaciji kretanja dokumenata, tehnološkim metodama njihove obrade i pravila primjene. U ovoj kolekciji se formuliše glavno pravilo: "Cirkulacija dokumenata je operativni pokret dokumenta u najkraćem putu, uključujući minimalnu potrošnju vremena i rada". Samo primjenom odobrenog pravila u praksi, može se računati na poboljšanje života stanovništva zemlje, rast državne ekonomije.

Za postizanje ovih ciljeva potrebni su pametni, disciplinski i odgovorni menadžeri, za koje će implementacija upravljanja dokumentima zasnovanim na YGSD biti pitanje časti i savjesti.