Formiranje unutrašnjih poslova. Privatni biznis zaposlenih: dokumenti pryadok referentne roka trajanja

Formiranje slučajeva zaposlenih je proces koji je obavezan za skoro sve kompanije. Prema pravilima ustanovljenim u Rusiji, svaki poslodavac mora imati jedinstveni dosije za svakog zaposlenog. Ovaj dokument je u stanju da karakteriše podređenog od svog samog plasmana. Lične stvari se nalaze ne samo na poslu, već i na univerzitetu. U svakom slučaju, ovaj dokument je važan. Mora se pravilno formirati. Ali kako se ovo može učiniti? Kada nije potrebno držati takvu dokumentaciju? Šta se može i ne može staviti u ličnu stvar? Nije tako teško shvatiti sve ovo kako izgleda.

Definicija lične datoteke

Lični dosije zaposlenog je neka vrsta dokumenta u kojoj se čuva sva dokumentacija relativnog betonskog okvira. Sastoji se od poklopca i posebnih papira vezanih za podređenog.

Ova vrsta dokumentacije se kreira od trenutka zapošljavanja okvira. I vodite je do prestanak radnika. Zatim se datoteka prebaci u arhivu radi skladištenja. Ovaj dokument ne možete da obrišete određeno vreme.

Formiranje slučajeva je daleko od najčešće obaveznog procesa. U nekim slučajevima to možete izbjeći. Ali onda će biti veoma problematično prikupljanje informacija o određenom podređenom. Obično se ovaj postupak odvija u velikim organizacijama. Kreira se čitava baza podataka, u kojoj se informacije prikazuju za svakog potčinjenog.

Obavezno ili neobavezno?

Već je rečeno da nije neophodno poslovanje zaposlenih. Ali na bilo kom samospoštavnom preduzeću postoji takva vrsta dokumentacije. Kada je formiranje dosijea obavezno, a kada ne?

Zakonodavstvo nije propisano propisano po ovom pitanju. Ali u praksi se ispostavlja da velike kompanije formiraju lične stvari na svojim podređenima, a male one ne. Preporučljivo je da se ovo pitanje bavi firmama sa velikim obrtom zaposlenih.

Često organizacije ne sprovode lične stvari ni na svim podređenima, već samo na određenim kategorijama zaposlenih. Najčešće su:

• Lideri;
• Zamjenici direktora;
• Vodeći stručnjaci u kompaniji;
• Zaposleni koji rade sa materijalnim vrijednostima (na primjer, blagajničari);
• Ljudi koji imaju mogućnost rasta karijere.

Preporučuje se da ne bude lijen i da ovu vrstu dokumentacije vodite na sve podređene. Proces formiranja slučajeva zaposlenih nije teško zapamtiti. Ovde se mogu čuvati samo daleko od svih dokumenata koji odražavaju informacije o okviru. Koje karakteristike procesa treba da se setim? Čak i najmanja kršenja za poslodavca ne mogu se ispasti na najbolji način. Stoga moramo pažljivo proučiti zadatak.

Skladištenje

Već je rečeno da lični odnosi potčinjenih, čak i nakon što je osoba otišla, ostaju u preduzeću. Na rukama se ne izdaju, već se stavljaju u posebne arhive. Dozvoljeno je čak i elektronsko čuvanje informacija o okvirima. Ali u papirnoj verziji slučaja treba da se održi.

Postoje neka pravila koja će načelnik morati da prati. Čuvanje slučaja je gotovo beskrajan proces. Ne možete uništiti ove dokumente 75 godina od trenutka prestanka radne snage.

Upravo iz tog razloga mnoge kompanije pokušavaju da se ne brinu o prikupljanju informacija o određenim podređenim. Samo mali broj korporacija postoji već više od 75 godina. Često se firme otvaraju i zatvaraju, a lične datoteke ostaju u arhivi.

Da bi se pojednostavilo čuvanje dosijea, izmijenjena su različita pravila. U osnovi, skladištenje ovih dokumenata se dešava nakon sortiranja po abecednom redu. Pored toga, preporučuje se arhiviranjem po godinama. Ovim pristupom će se pojednostaviti traženje informacija o zaposlenima koji su u određeno vrijeme zaposlili u preduzeću.

Postoji još jedna karakteristika u ovom pitanju. Problem je u tome što se neke lične datoteke čuvaju trajno u arhivi kompanije. I oni se ne uništavaju ni za 10 godina niti 100 godina. Prema ovom pravilu, uhvaćene su dosijei šefova organizacija, kao i poslove državnih službenika. Ne zaboravite na podređene, koji imaju nagrade, medalje i razne naslove.

Pristup

Sledeći trenutak je pitanje pristupa dokumentaciji koja se nalazi u studiji. Često u dosijeu zaposlenih postoje podaci namenjeni isključivo poslodavcu. I oni ne moraju znati većinu radnika.

Često je slučaj šifrovan, pristup njima je samo od strane rukovodioca preduzeća, kao i od službenika koji se bavi formiranjem. Jednostavnim potčinjenim licima nije dozvoljeno pregledati prikupljene informacije.

Poslodavac garantuje povjerljivost zaposlenih. Ovakve informacije se ne dele u opštem pristupu. Na zahtev kopije dokumentacije se dostavlja osoblju na dan razrješenja. Kompanija je odgovorna podređenima za sigurnost informacija koje su dostupne u ličnim stvarima.

Takođe treba zapamtiti jednom za svagda - fajl se ne izdaje podređenima pod bilo kojim izgovorom. Zaposleni nemaju pravo da uzimaju lične datoteke, kao i da zahtijevaju njihovu ekstradiciju. Samo kada odete, možete tražiti podatke odavde. Poslodavac u okviru izdaje samo kopije podataka sačuvanih u ličnim datotekama. Drugi nije potreban. Nijedan podređeni nema pravo da povuče ovu dokumentaciju od prenosa u drugu korporaciju ili sa konačnom suspenzijom iz zaposlenja. Već je rečeno da svaki poslodavac čuva dosije za zaposlene već 75 godina. Ovaj period se može povećati u određenim okolnostima.

Obavezne komponente ličnih stvari

Sada malo o tome kako se tačno sastavlja takva dokumentacija. U stvarnosti, pravila za formiranje potčinjenih slučajeva nisu zakonski utvrđena. A ovo pitanje odlučuje rukovodstvo kompanije. Sama određuje koje informacije treba čuvati i kako sistematizovati zapise podređenih. To je glavni problem celokupnog procesa formiranja.

Međutim, bez obzira na izbor pravila, neki podaci u bilo kom scenariju će biti sačuvani u ličnoj datoteki. Koji dokumenti se nalaze u ovoj dokumentaciji? To su:

• Upitnici podnosioca prijave;
• Aplikacije za zapošljavanje ;
• Nalozi za pružanje mesta rada;
• Zahtevi za razrešenje (ako postoje);
• Nalozi za otpuštanje;
• Akti o izdavanju radne knjige (na zahtev ili uz razrešenje podređenog).

Gore navedena lista je obavezna. Ali sa ostalim informacijama mogu biti određeni problemi. Na kraju krajeva, sve informacije o podređenima ne mogu se uneti u privatno pitanje. Ima nekih ograničenja u vezi sa ovim. U kojim tačkama treba obratiti pažnju na izbjegavanje žalbi zbog nepravilnog formiranja ličnih dosjea osoblja?

Prohibicija

Ustvari, ako se zaista upustite u sva pitanja registracije i formiranja lične dokumentacije zaposlenih, možete se zbuniti. Zbog toga, pre pokretanja arhive, trebalo bi da zapamtite samo nekoliko karakteristika. Ili bolje, zabrane. Oni su relevantni za sva preduzeća, bez obzira na utvrđena pravila. Ne možete:

1. Držite privremene i trajne dokumente na jednom mestu. Trebalo bi da postoje posebna mesta u dosijeu radnika, tako da možete staviti papire koje su privremeno samo u ličnom dosijeu. Takođe obezbeđuje čuvanje osnovnih informacija.
2. "Propagirati" dokumentaciju. Ne preporučuje se čuvanje bilo kakvih dokumenata u poslovima zaposlenih sa duplikatima. U jednoj fascikli - jedna kopija.
3. Napravite suviše lične informacije. Na primjer, o vjerskim vjerovanjima. Takve informacije za poslodavca se generalno smatraju suvišnim. Stoga, formiranje slučajeva omogućava samo skladištenje dokumentacije korisne za poslodavca, što odražava kvalitet rada podređenih.

I koji konkretni dokumenti mogu biti sadržani u predmetnim dosijeima? Šta, pored gore navedenih radova, u praksi se dešava u ličnim stvarima? Da biste izbjegli greške, možete pratiti savjete za prikupljanje informacija za dosijee.

Zajednička dokumentacija

Sastav lične datoteke varira. Već je rečeno da sama kompanija postavlja pravila za održavanje ove dokumentacije. Zbog toga je nemoguće reći tačno šta je uneto u arhive. Dokumenti koji se neprekidno ispunjavaju već su navedeni. Međutim, kako bi se izbjegle bilo kakve greške, izmijenjena je određena lista hartija od vrijednosti primljenih u skladište. Šta bi trebalo da bude u ličnom fajlu? Ako isključite prethodno navedene objekte, ona će ostati (u obliku kopija pretežno):

• Kopija pasoša građanina;
• SNILS podređeni (kopija);
• INN (ne original);
• Vojna karta;
• Dokumenat (e) o obrazovanju;
• Fotografije (nisu lične, namenjene upitnicima);
• Karakteristike iz prošlosti (ako postoje);
• Opis posla za posao;
• Autobiografija.

Ne zaboravite da svaki odgovorni poslodavac, radi usklađivanja sa radnim procesima, kao i da osigura sopstvenu sigurnost, sastavlja različite akte. Na primer, odbijanje da potpiše redosled otpustanja. Takvu dokumentaciju takođe treba čuvati u privatnim datotekama. Rezultati sertifikacionog rada i drugih naloga koji utiču na rad ovog ili onog okvira su samo nekoliko poena koje se mogu dodati dosijeu.

Još jedna važna tačka je skladištenje tzv. Inventara lične datoteke. Dokument koji može donijeti puno nevolja poslodavcu. Ona mora biti obavezna u svakoj ličnoj stvari. Inače, možete kriviti rukovodstvo da su neki papiri ilegalno vezani. Lični zapis je poseban dokument koji navodi čitavu dokumentaciju priloženu u fasciklu. Nalazi se na samom početku dosijea. Bez inventara, poslodavac može imati problema. Radnik može biti kriv za falsifikovanje ili krađu određenih dokumenata.

Formiranje ličnog slučaja - proces nije toliko težak, ako je to pravilno pripremljeno. Poslodavac treba jednostavno uneti sve važne informacije o aktivnostima zaposlenog. Ali lični podaci o osoblju su zabranjeni. Primjer je već dat religijom. Sastav porodice i specifičnosti načina života podređenog takođe su tabu.

Međutim, neka dostignuća zaposlenog moraju se raditi u ličnim stvarima. Ovo nije obavezna komponenta, ali preporučljivo je ne zanemariti. Naročito kada je reč o stvarno talentovanom okviru. Dozvoljeno je unos informacija o primljenim nagradama, nazivima, diploma, medalja, diploma.

Ne previše

Dokumenti u ličnoj datoteci mogu biti različiti, razumljivo je. Tačnu listu određuje svako preduzeće po presudi glave. Ali najčešća lista radova je već navedena. Pri formiranju i održavanju dosijea treba imati u vidu jedno malo pravilo. Ovo je obavezna stavka, čija kršenje nije dozvoljeno. Sprovođenje ličnih stvari je odgovorno zanimanje. Zahteva posebnu brigu.

Radi se o veličini ličnih datoteka. Prema utvrđenim pravilima, može se reći da debljina fascikle dodeljene dosijeu određenog okvira ne sme biti veća od 4 centimetra. Ako je zapremina veća od utvrđene granice, bolje je započeti novi posao. I samo ga nekako označite pod šakom da nastavite sa postojećom dokumentacijom.

U praksi, vrlo retki slučajevi koji dostižu debljinu veću od 4 centimetra. Zbog toga, samo treba da se setite pravila i ne brinite da to ne radite. Ako postoji veliki broj dokumentacije za okvir, napravite posebnu proveru. Prema njegovim rezultatima, poslodavac odlučuje da podeli fajl na nekoliko delova.

Osnovni zahtevi

Redosled obrazovanja slučajeva je jednostavan. Dovoljno je da se utvrdi koja vrsta dokumentacije može biti smeštena ovdje. Zatim zapamtite prethodno pomenuta ograničenja. A onda se slučaj kreira. Prvi korak je da napravite poklopac. Dovoljno je kupiti specijalne fascikle nazvane "Case". Obično čuvaju sve dokumente određenog okvira.

Sledeće na naslovnoj stranici (u ovom slučaju na naslovnoj strani foldera) pišu se lične informacije o okviru. Naime - puno ime. Datum početka dokumentacije je obavezan na dnu. Šta bi trebalo da bude u ličnom fajlu?

Prva stranica je priložena inventaru. Možete ga zanemariti, ali se ne preporučuje. Ovaj rad u velikoj mjeri olakšava život i uklanja određenu odgovornost od poslodavca radi sigurnosti nosilaca informacija postavljenih u dosije - što nije navedeno u popisu ne čuva se u ličnom dosijeu.

Nakon toga, folder sadrži niz dokumenata koji su direktno povezani sa podređenom. Tako se formira sastav ličnih predmeta. Preporučljivo je postaviti kopije ili originalne dokumente pošto su primljeni - prvo upitnik podnosioca zahteva, zatim zahtjev za zapošljavanje, naređenje poslodavca o imenovanju na određenu poziciju i tako dalje. Predmet se završava nalogom za razrešenje i potpisanim aktom o prijemu radne knjige.

Ovo nije sve. Proces formiranja slučajeva je težak posao, iako je relativno jednostavan. Postoji još jedna mala ograničenja koja mogu dovesti do neugodnosti poslodavcu. Osoblje koje sprovodi informacije u ličnoj evidenciji potčinjenih, treba da prati broj listova u fascikli. Ne bi trebali biti više od 250 komada. Na višku, započinje drugi deo lične datoteke za ovog ili onog zaposlenog.

Časopis

Sada je jasno kako formiranje slučajeva zaposlenih u kompanijama. Ovo nije kraj procesa. Ako je preduzeće odlučilo da održava ovu vrstu dokumentacije, mora imati poseban dnevnik ličnih datoteka. Šta je to?

Ova komponenta predstavlja spisak svih raspoloživih dosijea za zaposlene. Ovdje se objavljuju brojevi pokrenutih slučajeva, lični (lični) podaci potčinjenih, datum formiranja tih ili drugih "ličnih mapa".

Ne postoji jedan uzorak časopisa. Poslodavac ima svaka prava da kreira takvu arhivu podataka po sopstvenom nahođenju. Nedavno je vrlo čest oblik elektronskog časopisa. Dobra ideja za one koji stvarno ne žele da rade papirologiju. Najvažnije je da blagovremeno popunite relevantna polja časopisa. Tada možete lako pronaći informacije za svakog zaposlenog bez ikakvih problema.

Zaključak

Od sada je jasno kako se formira lična stvar. Ovo je vrlo jednostavan, ali zbunjujući proces, postupak za njegovo sprovođenje nije utvrđen u zakonodavstvu Ruske Federacije. Poslodavci samostalno uspostavljaju dokumente koji će biti uskladišteni u ličnim datotekama. Može se odabrati i oblik zastupanja informacija .

Preporučuje se da ne primenjuje originalne dokumente u lične datoteke - samo kopije u jednoj kopiji. Dosije zaposlenih će se morati tretirati sa posebnom pažnjom - propuštanje informacija koje se unose u ovu vrstu dokumentacije mogu donijeti glavu problema. Na kraju krajeva, pri prikupljanju podataka o podređenima, kako je već pomenuto, poslodavac se obavezuje da obezbedi potpunu povjerljivost informacija. Ovo pravilo važi za vrijeme rada, kao i za čitav period skladištenja dokumentacije nakon smenjivanja okvira. To je sve. Osnovne informacije o formiranju slučajeva kadrova su proučene u potpunosti. Karakteristike i sastav ovog procesa trebali bi biti poznati iz svake kompanije. Neki čak pokušavaju to i ne rade. Registrovanje slučajeva (lično) nije obavezno, ali vrlo korisno za poslodavca.