Workflow u preduzeću. Upravljanje programom dokumenata i evidencije

automatizacija Workflow je mjera posezala za gotovo sve moderne poslovanja. Čak i male kompanije rade sa masom različitih dokumenata, uključujući pisma, budžete, fakture, ugovori i sve vrste zahtjeva. To je razlog da je skoro svaki modernu organizaciju pokušava iskoristiti ovu mjeru kao toka, koji se pruža na račun potpunost i čuvanje podataka, jednostavnost pronalaženja i čuvanje razne informacije, i ograničiti optimizaciju vremena potrebnog za njegovo odobrenje.

Zašto to?

Gotovo bilo zaposlenih u kompaniji provode mnogo vremena pokušavajući pronaći prave informacije, a statistika elokventno kaže da je potrebno oko pola radnog vremena. Kao što se dešava i da morate ponovo iznova umjesto ponovnu upotrebu svih dokumenata koje postoje "negdje". To je standardna je situacija u kojoj je originalni tekst ugovora je pravnik u kompjuter, i časopisa stavke o vrijednosnih papira koji prati izvršenje ugovora izvršenih u računovodstvenom sistemu, računi i akti sadržani su u finansijske službe na papiru, i prepiska u vezi sa ponašanjem ugovora rad je u elektronskom zaposlenih mail box. Ovaj "disperzija" informacija je izuzetno štetan za sigurnost, integritet i konzistentnost, da je u takvim situacijama postoji stvarna automatizacija rada.

Kroz uvođenje specijaliziranih informacijskih sistema riješen dominantna većina problema. Na primjer, neki od sistema budžetiranja pruža mogućnost da se stvori sistem međusobno povezanih budžeta, zatim formiranje i skladištenje različitih verzija takvih dokumenata, kao i pokazatelj njihovog statusa. Tako se problem djelomično riješen budžet dokument upotrebom takvih sistema.

Ali ne zaboravite da je sadašnji budžetskog okvira, kao i računovodstvo i ERP-sistema u ogromnoj većini slučajeva rade sa strukturiranim informacijama, odnosno vrstu podataka koji se mogu kreirati i čuvati u obliku tabele. Prema većini stručnjaka, u ukupnom iznosu od podataka svake moderne poslovne strukturirane informacije daju samo 20%, dok je ostatak uključuje e-mailove, tekstualne dokumente, razne izvještaje pregovora i sastanaka, slike, itd Vrlo često, bez provođenja studije nestrukturiranih informacija jednostavno nije moguće napraviti normalan kontektsta procjena, koja je već prisutna strukturirani. Skladištenje, prikupljanje i naknadne obrade tih podataka pruža korištenje takvih mjera kao radni proces i upravljanje sadržajem sistemima informacije za poduzeće.

Šta je to?

Uz pomoć sistema upravljanja elektronskom dokumentu daje organizacijama svih interakcija između zaposlenika organizacije, na osnovu dostavljene dokumentacije. Opet 1C dokument daje za stvaranje dokumenata, mogućnost njihovog prelaska na organizaciji i održava kontrolu nad izvršenjem dokumenata i procesa opisao ih koriste. Na taj način, elektronski dokument daje kompanija veliki broj prednosti, prevođenje njen rad je zapravo novi nivo.

Svaki dokument u ovom elektronski sistem karakterizira čitav niz detalja koji ga karakterišu jedinstveno (često nazivaju takve skupove kartice). Kartica može sadržavati različite informacije, uključujući vrstu dokumenta, datum nastanka i promjene, autor, kao i skladišni prostor i još mnogo toga. U budućnosti sistem za upravljanje dokumentima će omogućiti pohranu i pronalaženje potrebne dokumentacije u skladu sa detaljima koji su navedeni na kartici.

mogućnosti

elektronsko upravljanje dokument daje organizacija ne samo mnogo prednosti, ali i otvara mnoge nove mogućnosti, što je također važno.

centralizovanu kontrolu

Bez obzira na to koliko je velika ovog ili onog sistema upravljanja preduzećem dokument omogućuje brzu promjenu u obliku dokumenata kruži na njemu. Na primjer, za promjenu obrazac za prijavu za bilo koji od troškova različitih odgovornosti centara samo napraviti određene korekcije predložak dovoljno tu tvrdnju, koja se već nalaze u sistemu. Nakon toga, radnici koji popune ovih aplikacija neće biti u mogućnosti koristiti dokumentaciju zastarjele forme, jer je popunjava i šalje kroz sistem.

Prateću dokumentaciju životnog ciklusa

Svaki dokument koji će odustati i obraditi u bilo koje preduzeće, nužno prolazi kroz nekoliko faza set. Na primjer, kada je u pitanju korporativne budžeta, prvo je potrebno napraviti, a zatim odobravanje i realizaciju u određeno vrijeme. Nakon toga, razne stvarne i planirane performanse budžeta predmet detaljne analize i poslao u arhivu. U 1C dokument daje čvrstu kontrolu nad životnog ciklusa dokumenata, uzimajući u obzir osnovne zahtjeve korporativnog okruženja, kao i raznih pravnih pravila i standarda industrije poslovanja kompanije.

timski rad

Elektronski sistem za upravljanje dokumentima pruža mnogo više nego samo organizacije kolektivnog rada na dokumentima, a prisutni će biti stručnjaci koji su u različitim uredima ili čak u različitim gradovima.

Sistem čuva dovoljno veliki broj verzije istog dokumenta, pored direktnih i promjene, oni mogu komentarisanje podatke, to jest, dodajte ih neke komentare i bilješke, bez utjecaja na osnovne informacije, koje on mora dostaviti.

povjerljivost

Prilično važna karakteristika takvih sistema je da je u istom 1C dokument može se pretplatite kroz poseban digitalni potpis zatim enkripciju. Zbog toga je moguće, ne samo da potvrdi autentičnost svih informacija, ali i jedinstveno identificiran sa autorom, kao i da se postigne najefikasniji sigurnosti za odlaganje raznih podataka, ako je to potrebno.

usmjeravanje

Ako je elektronski sistem za upravljanje dokumentima nije dostupan, onda u tom slučaju radnik koji sudjeluje u stvaranju određenih vrijednosnih papira, mora nužno shvatiti koji je najbolji za prijenos tih vrijednosnih papira. Elektronsko upravljanje dokument u preduzeću da automatski prijenos podataka u pravu osobu.

Sama po sebi, trasiranje je besplatan i kruta. Free pruža priliku da dokumentuje pravcu apsolutno nikakve primalaca po potrebi, dok se kruta daje najprecizniji propis, ali u posebnim slučajevima akciju predinstalirani u dokumentaciju o sistemu saobraćajnih propisa može biti malo pauze (na primjer, ako želite da pošaljete nacrt dokumenta za pregled na neki vanjski eksperti).

kontrole pristupa

Postoji nekoliko opcija kako razlikovati između različitih ovlasti zaposlenih u kompaniji u smislu upravljanja dokumentacijom. Tako, napredni workflow omogućuje osobi da daju punu kontrolu nad podacima ograničiti mogućnost za uređivanje ili čak dozvoljavaju samo pogled ili komentarisanje bilo koje datoteke. Ovo znatno pojednostavljuje rad s različitim podacima, a to je važno - to postaje mnogo sigurnije.

integracija

Da bi se osigurala maksimalna integritet podataka, koji se crta u određenoj kompaniji, elektronsko upravljanje dokument u preduzeću predviđa integraciju instaliranog sistema sa drugima - financijske, industrijske, analitičke, itd Takvim integracija nudi moderne toka sistem dovoljno često se koristi kao neku vrstu veze između više tipova softvera.

Dokumenti svih sistema, je logično u vezi sa ovim informacijama, pod nazivom kontekstu. To može uključivati sadržaj papiru ili e-mailove, faksove, plaćanje dokumente, evidenciju o aktivnostima, video ili audio snimke, pa čak i mnogo drugih informacija. Kontekstu dokumenta se mogu dodati ručno ili potpuno automatizaciju procesa, ovisno o željama i potrebama menadžmenta.

Na primjer, moderan sistem automatizacije toka u procesu formiranja i naknadne promjene u budžetima mogu se koristiti niz drugih kontekstualne informacije:

• sve vrste istraživanja tržišta, uključujući ne samo svoje, nego i onih koji su dobijeni iz vanjskih izvora;
• Različitih sporazuma s partnerima (kupcima ili dobavljačima);
• Posebnim zakonskim i referentne dokumente;
• dodatne dokumentacije, što se odražava u sebi ikakvih ograničenja ili pretpostavke (kao primjer, stopa inflacije, kurseva i drugih podataka);
• zapisnika sa sastanaka, na kojima se raspravljalo bilo koju verziju je budžet, a uključuju sve vrste radnika komentarima i primjedbama učesnika u postupku (često takva dokumentacija se šalje među svim zaposlenima putem e-maila i čuvaju odvojeno od budžetskog informacije datoteke).

Korisnik koji radi sa budžetom, u bilo koje vrijeme, ako je potrebno, da vidite bilo koji od gore navedenih dokumenata, kao moderne workflow tehnologija omogućava mu da to bez ikakvih dugo traži.

Koji sistemi se koriste kod nas?

Jedan od najpopularnijih softverskih rješenja koja se mogu naći u ruskim kompanijama može nazvati kombinacijom Microsoft Outlook komunalnih sa Microsoft Exchange Server. Prve aplikacije, u principu, postavljena na gotovo svakom računalu, dok je Exchange Server često se uzima za korištenje kao e-mail servera punopravni. Uprkos činjenici da su kompanije koje prije već neko vrijeme bilo je uvođenje elektronskog dokumenta održati, takvi programi se koriste samo kao platforma za e-mail, nakon nekoliko centralizovana postavke čak i ovaj softver može se koristiti kao vrlo funkcionalan automatizaciju procesa rada za gotovo sve organizacije .

U ovom trenutku, na rusko tržište je ispunjen s desecima različitih sistema, kojim upravljanje automatizaciju dokumenta i slične softver nudi ne samo zapadne, ali i domaćih programera. Čak i Microsoft, pored navedenih programa, nudi još komunalnih usluga, kao što su Content Management Server ili SharePoint Portal Server.

Najmoćniji među svim postojećim sistemima smatra se Documentum, ali uglavnom velike kompanije koriste ovaj proces automatizacije. Workflow od neke kompanije na račun automatizirani softver Lotus Notes paket, ali ga mnogi zovu neku vrstu "dizajnera za programere", kao što je gore na osnovu njegovog kompletnog sistema je prilično teško.

Koja je razlika između ruskih i zapadnih sistema?

Ako govorimo o glavnim razlikama između domaćih i stranih komunalije, oni su dostupni u skaliranje mogućnosti. Na primjer, ako sistem zapadne programeri mogu raditi u gotovo svim operativnim sistemima, to je uglavnom domaće razvijen samo za bilo koga od njih, i naravno, da je često Windows. Zapadni sistemi konfiguriran za korištenje bilo DBMS. Takvi ruski sistemi ograničenja može ozbiljno ometati mogućnost izgradnje cross-platform, integriranih rješenja.

Što se tiče funkcionalnosti, glavna razlika je u tome što na Zapadu dokumentoproizvodstva automatizacije i workflow implementira nekoliko programa koji se mogu izdati pod jednim brendom, ali je meta za razne svrhe. Na primjer, Documentum nudi veliki broj pojedinačnih proizvoda, koji se koriste za potpunu automatizaciju i integraciju sa ERP-sistem, podržavaju projektovanje i inženjering upravljanje dokumentima, itd Dominantan Većina softver razvijen u Rusiji, u cilju rješavanja određenog problema.

Također treba napomenuti je da je glavna razlika je u pristupu obje strane da ono što je za automatizaciju procesa rada sistema. Zapadni sistemi imaju za cilj da pruži kompletnu automatizaciju i praćenje podršku kroz različite poslovne procese u organizaciji, dok je ogromna većina domaćih programa za automatizaciju samo određene funkcije.

Troškova zapadnih sistema otprilike kreće se od $ 400 do $ 1,000 za svaki posao, ne računajući troškove implementacije, hardver i softver potrebne kako bi se osiguralo normalno elektronski dokument. Često samo uvođenje košta oko pola uobičajene troškove licenci, kao i većina programa za automatizaciju procesa rada sprovode razne promocije, ali u nekim situacijama cijenu za red veličine veći. Jedna od najtežih je uvek projekt automatizacije financijske dokumentacije za realizaciju takvih projekata koštati oko 2-3 puta veći od troškova licenci.

Domaći softver prodaje po $ 200-600 po sedištu, i pored toga uzeti u obzir troškove dodatne programe i razne opreme. Na kraju, obračun komparativne vrijednosti vrši se na isti način kao u zapadnim sistemima.

Značajke

U ogromnoj većini slučajeva kao prioritet pravcu automatizacije su procesi koji se odnose na usklađivanje dokumenata, na primjer, proces inicijalne pripreme i daljoj realizaciji budžeta. Međutim, mnogi timovi se sada koriste za automatizaciju ureda i radnog procesa, to jest, s procedurama registracije odlaznih i dolaznih dokumenata.

Uvod u elektronski sistem nije fundamentalno različita od uvođenja bilo kojeg drugog automatskih sistema, pa je neophodno da se zadržavati na posebnosti ovog projekta.

Stvaranje pohranu enterprise-class

Uvod automatizaciju dokumenta u bilo kom slučaju, predviđa određene korporativne spremište u kojem će se čuvati svu dokumentaciju. Logičku strukturu skladištenje, razvoj i daljnje provođenje sigurnosne politike, kao i hijerarhija pohranu dokument zahtijeva maksimalnu preciznost i moraju se obavljati u ranoj fazi projekta.

Treba imati na umu da je funkcija memorije mogu biti raspoređeni na početku dizajna, tako da u ranoj fazi može biti premjestiti sve dokumente iz trenutne lokacije za skladištenje u jedan korporativne spremišta. Kao rezultat toga, korisnici mogu se upoznaju sa nekim od glavnih funkcija sistema, a istovremeno savladaju i njegove primjene. Ubrzati adaptacija zaposlenih za implementaciju sistema može biti kroz upotrebu servisne funkcije, kao što su upozorenja o promjenama u dokumentaciji, pojava novih dokumenata, itd

Tako, workflow potrebno za bilo koji moderna kompanija koja nastoji da razvije i poboljša svoje poslovanje.