Klasifikacija dokument: osnovne kriterijume

Tako da je bilo lako razumjeti veliki broj dokumenata, razvijena posebna pravila za njihovu pripremu i prezentaciju, različite klasifikacije, kao i odgovarajuće oblike i metode rada s njima.

Treba napomenuti da je izuzetno važno klasifikaciju dokumenata jer pomaže da se istakne svoje specifičnosti i omogućava da ih najefikasnije koristiti. To je jedan od najstarijih i do kraja otvorenih pitanja, razvoj koja je počela tek krajem 1960-ih. Većina dokumentacije distribuiranih pristup u odvojene grupe ranije primijeniti samo na specifičnosti u odnosu na obim ili zasebne nauke. Tek nedavno je uspostavljena multidimenzionalni klasifikaciju dokumenata, koja se temelji na komponenti informacija i materijala.

Svi dokumenti mogu se podijeliti prema sljedećim kriterijima:

1. Okolnosti njihovog djelovanja u prostoru i vremenu. Uzeti u obzir regularnost publikacija (periodične i neperiodične), vrijeme nastanka (original, original, kopija, duplikat), mjesto proizvodnje (regionalnih, nacionalnih ili stranih);

2. Informacije komponentu.

• obratite pažnju na sadržaj i razinu agregacije podataka (primarni i sekundarni dokumentacija);

• klasifikaciju dokumenata uključuje dimenziju snimljene informacije o veličini (format), a broj stranica (ukupno);

• podjela oko toga kako se informacije percipira (dokumenti se mogu čitati od strane ljudi ili zahtijevaju posebnu tehničku opremu);

• Ova klasifikacija dokumenata također uključuje kultni karakter sredstva kojima rekord informacije (tekst i ne-tekstualnom obliku);

• evidentiranje podataka metoda Prema razlikovati u rukopisu, štampani, mehanički, magnetski, fotografski, optički, laserski i elektronskih dokumenata.

3. Materijalna komponenta koja uključuje određene kriterije (kao što je materijal za nosač informacija, kao i oblik i dizajn).

Važno je napomenuti da distribucija dokumentacije za pojedine grupe u sadržaju i obliku omogućava efikasnije organizirati rad s njom.

Važno je napomenuti da postoji i odgovarajuće klasifikacije računovodstvenih dokumenata do danas, koji uzima u obzir njihov sadržaj, mjesto i postupak izrade, aplikacija, kao i način upotrebe.

Ova klasifikacija računovodstvenih dokumenata uključuju sljedeće podjela na tipove:

• ovisno o primjeni - administrativne i izvršne vlasti, što čini registraciju ili u kombinaciji;

• Priprema naloga - primarna i sažetak;

• internih i eksternih dokumenata;

• upotrebom - za jednokratnu upotrebu i skladištenje;

• u zavisnosti od sadržaja - monetarna, materijala i dizajna.

Mora se reći da je ova klasifikacija uključuje niz kriterija i izuzetno je širok, tako da svaki dokument se odnosi na različite grupe u isto vrijeme, ali se može odlikuju specifičnosti i koristiti samo u struci.