Šta je elektronski dokument?

Nivo kompjuterizacije danas zahteva prelazak na "bez papira" upravljanje dokumentima. Zasnovan je na elektronskom dokumentu, koji za razliku od tradicionalnog karakteriše niz novih svojstava i karakteristika. Do sada, ne postoji jedinstvena definicija ove pojave bilo u zakonodavstvu ili u naučnom svetu Rusije.

Koncept "elektronskog dokumenta" pojavio se već 1970-ih. Tako su počeli da zovu "mašinski čitljive dokumente". Njihova specifičnost je da se moraju kreirati uz pomoć računarske tehnologije i biti pogodni za obradu na računaru. U ovom slučaju, obavezni detalji se obrađuju striktno u redosledu utvrđenom za sve dokumente.

Elektronski dokument je informativni objekat koji se sastoji od dva obavezna dela: 1) rekvizita (ime, podaci autora, vrijeme, mesto stvaranja, itd.) I elektronski digitalni potpis; 2) glavni dio sadržaja, uključujući tekstualne, grafičke i numeričke informacije, obrađeni kao jedna celina.

Elektronski dokument mora biti potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, što ga čini jednako potpisanom lično. Informacije su predstavljene u digitalnom (elektronskom) obliku. Podaci se mogu posmatrati pomoću računara, prenošenih preko informacionih i telekomunikacionih mreža, i obrađivati u informacionim sistemima. Ako je potrebno, takav dokument može dobiti vizuelni prikaz na ekranu i na papiru.

Elektronsko upravljanje dokumentima je ciklus života elektronskih dokumenata na jednom preduzeću (u organizaciji, firmi) od prijema, promjene države (dogovoreno, saopšteno, potpisano, zatvoreno, itd.) Pre nego što je otpisano u arhivu. Ovakav tok posla ponekad se naziva "radni tok", koji karakteriše kretanje dokumenata kao pojedinačni tok pojedinačnih radova unutar određenog poslovnog procesa. Cijeli elektronski sistem za upravljanje dokumentima uključuje softver koji je neophodan za organizovanje i podršku životnog ciklusa takvih dokumenata.

Elektronski tok dokumenta i dokumenta na njegovoj osnovi ima niz prednosti u poređenju sa tradicionalnim. Oni omogućavaju zaposlenima u organizaciji da ne kontrolišu samo svoje radno mesto, već čitav proces. Korišćenje elektronske arhive je mnogo pogodnije od papira. Dokument se može naći za nekoliko minuta, vreme za usaglašavanje i izvršenje je smanjeno. Generalno, ekonomičnije je od papira. Postoji puno elektronskih programa za upravljanje dokumentima ("Motiv", "E1 Eufrata", "DocsVision", "1C: Upravljanje dokumentima" itd.).

Do danas postoji inostrano iskustvo u regulisanju odnosa u oblasti elektronskog dokumenta u pravnom smislu. U Rusiji problem regulisanja ovih odnosa nije pravno rešen, iako se pokušavaju usvojiti odgovarajući zakon (2005). Usvajanje zakonodavnog akta o ovoj vrsti dokumenta je jedna od najhitnijeg područja zakonodavne regulative.