Ugovori za pohranu u organizaciji: regulatorni okvir, tajming

ugovori za pohranu povezan sa određenim problemima. Konkretno, u nekim slučajevima vrlo teško odrediti kojoj vrsti pripisuje određeni instrument, kako ga čuvati, pod kojim uvjetima, kako da unište i tako dalje. Svi ovi faktori su regulisani zakonom, nego zbog činjenice da je jedan te isti ugovor u različitim situacijama može zahtijevati različitim periodima za pohranu, često imaju sve vrste problema, nejasnoća, i tako dalje. Shvatiti je sve to potrebno, iako to može biti nezgodno. To treba shvatiti da u slučaju ne-zakonodavne zahtjeve u područjima kao što su ugovori za pohranu u arhivi, upravljanja zapisima ne može samo biti neefikasna, ali i opasan u smislu moguće kazne ili kazne.

Zašto zadržati?

Ugovor će u svakom trenutku biti na raspolaganju ne samo u vrijeme njihove postupke, ali i nakon toga. Možda će vam trebati neke informacije, koja se ogleda u tim dokumentima, neki podaci koji će zahtijevati upravljanje, i tako dalje. Mnogi sporovi, koji se uglavnom sastoji u tome da je jedna ili druga strana nedobronamerni odgovara da ispuni svoje obaveze mogu riješiti pomoću sporazum kao van suda i formalno na sudu. Takođe bi trebalo da razmotri mogućnost obavljanja revizije određenih perioda, koji će se provoditi od strane nadzornih tijela države. Oni također mogu tražiti dokumentaciju za određeni period, a ako ugovori za pohranu u organizaciji, pojam njihovo uništavanje, kao i druge slične funkcije se obavljaju nepravilno, mogu biti predmet vrlo visoke kazne. Naravno, prva stvar koju će biti krivi rukovodstvo, ali nakon što se situacija stabilizirala, glavni nužno sjetiti ko je kriv, on je imao problema iz vedra neba. To je ugovor i bilo koji drugi dokumenti moraju biti strogo predviđenom roku. Mnoge kompanije uglavnom više vole da redovno proširiti arhiva, i ništa uništiti, kako bi se izbjegle moguće probleme, nego da napravi grešku i onda rake posljedice.

zakonodavstvo

ugovori za pohranu u organizaciji Zakona jasno opisuje, ako ne uzimaju u obzir činjenicu da to nije uvijek moguće ispravno procijeniti ovaj ili onaj dokument. U principu, ugovori direktno sa posebnim zakonom nije, su navedene u opštoj listi standardnih arhivskih dokumenata (ili upravljanje arhivskih dokumenata), koje se formiraju u procesu funkcioniranja organizacije, vladine agencije, lokalne samouprave i tako dalje. Obe opcije navodi kako sa upravom i sa uobičajenim dokumentima, koji je odobren od strane Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije. Vrsta koja se odnosi na administrativnim dokumentima, ima broj 558 od 25.08.2010 godine, a drugi tip - № 1182 od 31.07.2007 godine. Proučiti ovi dokumenti se preporučuje, ali je najbolje izolirati proces učenja za sebe upravo te papire, koji se koriste u određenoj instituciji i odnose se na određeno područje odgovornosti. Liste previše informacija da sve to zapamtiti, ali ako se utvrdi šta dokumentaciju na ono što se odnosi i koliko je pohranjena, vjerovatno, ugovori za pohranu će biti mnogo jednostavnije i lakše. U mnogim slučajevima, svi koriste papir pokriven 3-4 poena, da studiraju u detalje da nije tako teško.

različite vrste

Koristi dva glavna sistema sporazuma odvajanje za njihovo očuvanje. Dakle, najmanje zajednički sistem je da se vezuju za rok trajanja. Izdvojiti kratkoročne, dugoročne i trajno skladištenje. Prva opcija uključuje ugovor u trajanju do 10 godina. Drugi - više od 10 godina. Stalni se najčešće koristi samo kada se uništi dokument ne može biti na sve. Ovaj sistem nije vrlo povoljno. ugovori za pohranu u arhiv, koji su definisani uslovi na ovaj način, često dovodi do zabune i pogreške nego zapravo pomaže da se stavi u procesu vođenja rekord. Jer je zajednički sistem je da se vežu za vrstu ugovora. Većina preduzeća dolaze u tri glavne vrste: profil, domaćinstava i rada. Prvi i drugi u većini slučajeva su slične, i oni su obično čuvaju samo za pet godina. Podrazumijeva se da se pod profila odnosi se na sve ugovore i sve dokumente direktno odnose na glavna područja djelovanja organizacije. Treće, vrsti ugovora o radu, u mnogim slučajevima, također čuvaju imao samo 5 godina, ali u određenim situacijama, ovaj period može značajno povećati. Na primjer, ako nema računa, onda takav ugovor bi trebalo da se čuvaju za čak 75 godina, što nije baš zgodno. U stvari, ako se ne posebno ulaziti u problem, to može biti proizvoljno ograničiti rok trajanja od 5 godina i zaboraviti o ovom problemu. Ali u takvoj situaciji vjerojatno propustiti neki od faktora koji mogu povećati period u kojem ugovori skladištenja sličan format bi trebao biti obavezno, a to je kad možete biti sigurni da kazne ili druge probleme, koji pokušava da ne bi bilo normalna osoba.

Prenijeti u arhivu

Postupak za prijenos ugovora depozita u arhivi, uslovima koji su već istekao, može se razlikovati ovisno o kompaniji. U nekim slučajevima, zaposleni jednostavno dokument povezati međusobno i stavljen u mračnom kutu, koji se smatra arhivu. Ali od druge firme cijeli proces može biti jasno opisane u standardnoj dokumentaciji, predstavit će osoba odgovorna za datoteku, ili čak posebna pravila nomenklature za podnošenje, prijavite i tako dalje. Obe opcije može biti udobno, ovisno o mnogim faktorima. Na primjer, prva opcija je pogodna mala kompanija uz skroman promet. Tu neće biti toliko dokumenata, koje možete uvijek lako pronaći sve u istom mraku ugla. Ali drugi, rekao je da je situacija ozbiljna odgovara korporacijama, koji čine veliki broj zaposlenih, i jednostavno moraju nekako nije udavio u dokumentu. Opće pravilo, koje je različita ugovora spremište u organizaciji bilo koji oblik vlasništva, je vrijeme prijenosa u arhivu. Kao opće pravilo, osoblje se traži da slanje dokumenata do određenog perioda, bez obzira kada su zapravo ponestalo vremena koraka. I obično, kao što su arhiviranje javlja se na početku godine. To je, čak i ako je ugovor završio u veljači, i dalje će morati čekati do iduće godine da ga stavim u skladištu.

razaranje

Kao što je već spomenuto, samo zato što ne može uništiti sporazuma. Prvo morate biti sigurni da je zaista bio pravi trenutak. Tek tada možemo uništiti ovaj dokument. Ali ove akcije mogu često biti opasno njegovim posljedicama, zbog čega je većina zaposlenih vole da ih se samo sa rukovodstvom sankcija. To izgleda ovako: radnik prikupljeni uzorak svu dokumentaciju, koja je već došlo vrijeme ili privodi kraju. ugovori za pohranu u tvornici, poželjno je trebalo da bude izgrađen tako da se ovaj postupak uzimanja uzoraka nije trebalo dugo vremena. Zatim, na osnovu dobijenih listi, napravio izvještaje za upravljanje, dokument potpisan, uknjižen, pa tek onda, kad se sve ovo završi, počinje proces uništavanja direktne ugovore i druge slične vrijednosne papire. ugovori za pohranu u arhivi na redovnoj osnovi - nije najbolje rješenje, pogotovo jer neke kompanije čak uspeti da ga se malo, dajući im do recikliranja i tako dalje.

PRIMJER snimanje i sistema za skladištenje

Kako bi bolje razumjeli sve mogućnosti i glavne tačke aktivnost može dovesti do relativno jednostavan primjer toka za pohranu organizaciji dokumentacije. Dakle, postoji članova osoblja, obično netko od osoblja računovodstva, koja je odgovorna za čuvanje ugovora sa izvođačima radova, ili bilo koje druge slične vrijednosne papire. Ima poseban folder u kojoj borave do čina. Čim ugovor je zatvoren, ona se prebacuje u drugi folder. To će biti zgodno da imaju poseban registar u elektronskom obliku, u kojoj su navedeni ti dokumenti u redu, što ukazuje na period skladištenja. Ali prvo treba definirati ovog perioda. To je najbolje da radi folder za sve odjeljenja, koji je u ovaj ili onaj način u vezi sa ugovorom, kako bi se bolje razumiju svoju suštinu. Sa iskustvom će nestati potreba za takvu akciju. Zatim, kada baš jasno o čemu se predstavlja svaki od tih dokumenata ovjerene konkretne rok skladištenja. U nekim slučajevima to će biti zgodno da odredite ugovora i rok, priplyusovyvaya njen 5 godina (ili više) da ukaže upravo kada se papir može biti uništena. U stvari, čak i na samom početku organizacije postupka pitanje nije bilo izuzetno teško, ali nakon dužeg korišćenja i dalje će biti sve više i više pojednostavljeno. Kada ugovori za pohranu u organizaciji, koja je već odobrena uništenje života, će biti standardizirani, cijeli proces će se za nekoliko minuta. A onda je došao u godini kada možete uništiti određene dokumente. Oni su uklonjeni iz fascikle, proverio za eventualne greške i, zajedno sa listom tih radova, podnosi supervizora. On je, pak, treba još jednom provjeriti da li su svi kao što je navedeno u listi, jer će ostati šef kriv u slučaju problema. Ako je sve u redu, glava potpisao dozvolu da uništi i to je gdje svatko dolazi kao svoju inteligenciju. Neko je upravo suze i bacanja. Drugi koriste sjeckalicu. Drugi sjediti na smeće, spaliti i tako dalje.

Kada perioda zadržavanja počinje

Ovo je vrlo važno pitanje, jer podiže puno grešaka s njim. ugovori za pohranu u preduzeću Bjelorusije i Ruske Federacije u slučaju apsolutno identične i počinje u trenutku kada počinje nova godina, u kojoj je dokument više ne važi. Na primjer, postoji ugovor, koji je završen u 15. jula 2010. godine potrebno je zadržati za 5 godina, ali ne može uništiti jula 15, 2015, a početkom 2016. godine. To jest, izvještaj je na 01.01.2011, a ne od sedmog mjeseca prethodne godine. Obično, kako bi se smanjila ikakve šanse greške, dodaju se rok 1 godina ranije definirane. I tek nakon što je prošla, proces uništavanja počinje.

skladištenje Značajke

U principu, postoje posebne preporuke o tome kako bi trebao izgledati i raditi arhivu. U idealnom slučaju, skladištenje ugovora odgovornosti, plaćanja izvođačima radova, ugovore o radu i slično, kao što dokumentacija treba biti u ventilacijom i suhom mjestu. Osim toga, ovi radovi se postavljaju na policama (otvoreni ili zatvoreni). Ako pripadaju strogim izvještajnih obrazaca ili dokumenata koji su označeni "poslovna tajna", trebalo bi da bude prisutan poseban sefovi. U principu, niko ne provjerava ovom trenutku, jer to je preporuka da se primijetiti da najprofitabilnija preduzeća. Suština je vrlo jednostavna: ako ne kažnjavaju za samu Storage System, to je zbog nedostatka hartija od vrijednosti, koje su potrebne da se često kažnjen. A ako postoji poplava, ili dokumenti će biti uništeni na neki drugi sličan način, krivica za to je samo jednoj kompaniji.

Odgovornost i izvođači

I osnovno odgovornost svih koji zaključuje ugovore za pohranu će biti na čelu organizacije. On je bio taj koji je u prisustvu problemi će biti odgovoran za državu i da pati od svih mogućih problema. Osim toga, sljedeće nakon njega, to je obično glavni računovođa, pravnik i zaposleni koji je odgovoran za očuvanje dokumenata. Ali obično, sva ta lica, kazniće se već odlaze u mjeri greške koje su počinili njima. U stvari, većina relativno male organizacije za sistem za praćenje ugovora leži računovodstvu. I u ovom šef odjela računovođa ili imenovati svoje, ili kao opštih izbora, specifični osoba zadužena. U nekim slučajevima, osoba prima malo povećanje plata, što bi trebalo nadoknaditi dodatne obim posla, ali češće, poslednje tačke jednostavno ignorirati, naglašavajući nedostatak sredstava ili drugih sličnih faktora. U više rijetkim slučajevima, biti odgovorna za čuvanje dokumenata u cjelini, a posebno ugovore, djeluje advokat. Ali to nije baš zgodno, jer ta osoba može biti samo odgovorna za ugovor, a ostatak radova je poznavao samo površno. Zgodnije kada postoji samo jedna osoba koja se bavi ovim pitanjem. To će biti najprecizniji i ne počini sitne gadan bube kao što je to može učiniti druge zaposlene.

rezultat

ugovori za pohranu u organizaciji vrši se na osnovu potpunosti u skladu sa svim odredbama zakona. To je preduvjet, koji može uzeti na sve probleme preduzeća. U ovom slučaju, male nijanse, internih propisa, registara i prateću dokumentaciju može se razlikovati od firme do firme. Glavna odgovorna osoba smatra se da je gazda, ali on može ovom trenutku povjeriti drugoj osobi. To će olakšati rad menadžmenta, ali je ne ukloni iz dubine odgovornost za eventualne greške. To je radnik koji se vjeruje da radi sa arhivskih dokumenata, trebalo bi da bude kao odgovorni i jasno razumiju svoje dužnosti u zamjenu za pravi novac, a ne verbalno zahvalnost, kako to obično biva sa povećanjem opterećenja bez njene nadoknade dodatna sredstva da plati.