Dužnosti office manager

Često, posebno u malim organizacijama, Office Manager se obično naziva sekretara. To zvuči tako puno više solidnu poziciju, ali je činjenica da su odgovornosti Office Manager razlikuju od poslova (iako oni sigurno imaju mnogo toga zajedničkog), malo ko brine u ovom slučaju.

Ono što je odgovornost zaposlenog? Prvo i najvažnije odgovornost Office Manager je rad sa dokumentima. Zaposlenik prima primljena prepisku, prijavljuje, šalje primalac šalje u arhivu, ako je to potrebno. On je također prihvaća aplikacije iz drugih zaposlenih će ih prenijeti na potpis generalnog direktora, osigurava im pečat, a zatim vraća. Na dužnosti u okviru funkcije menadžera je da radi sa internim aktima: tisak naredbi i njihovo čišćenje, čuvanje, tako da je arhiva i računovodstva, rad sa odlaznih korespondenciju. Ako je potrebno, on bi trebao biti u mogućnosti da rade sa bilo kojim uredske opreme: faks, skener, fotokopir, kao i za zapošljavanje i ispis dokumenata. Pripremite sobu za prezentacije, vođenje zapisnika sa sastanaka, susreta i prijem gostiju i kupaca kao dio svoje dužnosti menadžera.

Često, radnik mora da se bavi tradicionalnim tajničke dužnosti: distribucija pozvanih partnera ili menadžeri u hotelima, rezervacija soba, avionske karte i vozne karte. U zavisnosti od specifičnosti društva i samog ureda, menadžer može biti zastupnik vaše kompanije u poslovnim pregovorima, i obavljati dužnosti menadžera osoblje: potraga za nove radnike, stvaranje poticaja i obrazovnih programa, dizajn posao. Ponekad je se fokusira na uvođenje informacionih tehnologija, razvoj novih programa.

Dužnosti u okviru funkcije menadžera pretpostaviti znanja:

1. Zakona i propisa koji uređuju pravne, informacije, privrednim društvima.
2. Osnove menadžmenta, marketinga, poduzetništva i poslovanja.
3. Temelji sociologije, psihologije, etike poslovne komunikacije, nisu radili sa osobljem i javnosti.
4. Postupak za izradu poslovne predloge, izvještaji, planovi, ugovorima i sporazumima.
5. Kamen temeljac za upravljanje, osnove ergonomije i zaštite zdravlja.

Pored tih poslova, odgovornosti Office Manager uključuje popis ureda i softver potreban za pokretanje potrošni materijal (uredski materijal, papir i ostali pribor), koje su potrebne za rad zaposlenih. Također, on je dužan da vodi evidenciju ovih materijala kako bi se osiguralo njihovo izdavanje, kako bi se utvrdilo kako dobiti, organizirati i pratiti uplate za zalihe. Dužnosti Office Manager je da prati stanje uredske opreme, što uključuje: operativni izazov svladati za popravke, pravovremeno zamjenu potrošnog materijala (kao što su patrone), kada je nemoguće popraviti - zamjene uredske opreme.

Ovisno o pravilima koja su usvojena u društvu, a njegova veličina office manager ili uzima poziva i faksova ih proslijediti pravu osobu, slati faksove i zvoniti više kupaca i partnera, ili nadzire rad sekretara, uključujući praćenje kulturu svojih govora. Takođe, u svoje dužnosti menadžera je kontrola sanitarno stanje ureda, održavanje organizacija je planirano, pozovite tehničkog osoblja za rješavanje problema (na primjer, zamjena sijalica ili sudopera prekidača).

U principu, ova lista može proširiti ili ugovor ovisno o radnom mjestu. Stoga je potrebno čak u fazi razgovora da pita šta Office Manager (dužnosti zaposlenih u kompaniji).