Među osobnim dokumentima postoji i jedan koji svaki poslodavac uvek traži kada se prijavljuje za posao. Ovaj važan dokument je radna knjiga. Odražava čitav životni put radnika. Prvi unos u radnoj knjizi, po pravilu, obavlja se na početku dužine službe na prvom mestu rada. Obično se to dešava nakon prestanka bilo koje obrazovne ustanove. Mladi stručnjaci, dobivši prtljag teoretskog znanja, upućeni su na rad u preduzećima u zemlji kako bi svoje veštine praktikovali u praksi.
Dokument počinje sa naslovne strane. Upis u radnu svesku daje HR specijalista kompanije na osnovu ličnih dokumenata zaposlenog: pasoš, sertifikat ili diploma o kraju obrazovne ustanove. Onda se na prvoj stranici unosi unos o obrazovanju primljenom prije zaposlenja. Svaka radna knjiga sadrži četiri sekcije, koje moraju biti popunjene. Prvi od njih je redni broj zapisa. Zatim sledi drugi odeljak - datum pravljenja sledeće beleške. Zatim, u trećem odeljku, sam unos se unosi direktno u radnu svesku. To može biti informacija o obrazovanju, vojnoj službi, zapošljavanju, otpuštanju ili transferu. Poslednji (četvrti) odjeljak sadrži razloge za unos odgovarajućeg unosa. U tom svojstvu može se izdati diploma, vojna karta ili nalog sa obaveznim naznakom serijskog broja i datuma izdavanja (ili objavljivanja). Ulazak u radnu svesku sigurno se mora uraditi čitljivim rukopisom, a po mogućnosti bez ispravki.
Izdata je posebna uputstva koja pomažu kadrovskim radnicima koji sadrže pravila za održavanje i popunjavanje takvog dokumenta. Ona detaljno opisuje sve zahteve, a za svaki konkretan slučaj dat je primer zapisa u radnoj svesci. Svi zapisi bez izuzetka moraju biti striktno u skladu sa gore navedenim primjerima bez ikakvih "sloboda" raznih vrsta. Svaka informacija o promjenama u radnoj aktivnosti zaposlenog mora biti jasno fiksirana i u potpunosti odgovara stvarnosti. Potvrda je dokument (naredba), na osnovu koje je napravljen. Tekst naloga mora nužno odgovarati zapisniku. Poslednja kolona označava datum i broj dokumenta. Oni pružaju mogućnost da potvrdi informacije provjeravajući se s arhivskim podacima.
Radna sveska sadrži ne samo evidenciju pokreta kadrova, već i podatke o podsticajima i nagradama zaposlenih. Na to su posvećene posebne stranice. Takođe su ispunjeni u skladu sa primjerima navedenim u instrukciji.
Najčešće, dve vrste zapisa upisuju se u radnu knjižicu bilo kog zaposlenog: na zapošljavanje ili otpuštanje. Informacije o prijemu obično kratko izražavaju suštinu izdatog naloga. Razrešenje može biti iz različitih razloga. Osoblje je kadrovskog osoblja koje, uzimajući u obzir okolnosti, određuje tekst reda sa naznakom relevantnog člana Zakona o radu. Ukoliko postoji odbacivanje sopstvene volje, evidentno je zapisnik u evidenciji zapošljavanja, koji ukazuje na razlog i zakonsku osnovu. Razlog u ovom slučaju je želja radnika, a 77 članova Kodeksa rada Ruske Federacije koriste se kao zakonska osnova. Ovaj članak sadrži 11 stavki. Oni otkrivaju okolnosti u kojima je radnik izrazio želju da prekine prethodno zaključen ugovor o radu. Prilikom unosa unosa u dokument, službenik za kadrove je dužan da naznači relevantnu odredbu članka na osnovu kojeg će biti prekinuti radni odnosi između strana.
Poželjno je da se svi unosi unesu u radnu svesku bez ispravki. Ali ponekad, zbog nepažnje zaposlenih u službi kadrova, mogu se napraviti greške. U ovom slučaju, stručnjak za ljudske resurse mora ispraviti problem u skladu s tim, tako da u budućnosti ne mogu stvoriti probleme zaposlenog kad budu smešteni na novo mjesto ili kada im se penzije na kraju njihovog zaposlenja.