Prateći rizici za upravljanje dokumentima

Bilo koji "civilizirani" organizacija nastoji organizirati papirologiju i, koliko je to moguće poduzeti sve razumne i dostupne mjere radi zaštite dokumenata od neovlaštenog ometanja od strane neovlaštenih osoba. O čemu se radi?

Svi znaju da je taj dokument nosi rizike od strane trećih osoba. Mnogi od njih. Obratite pažnju na najznačajnije i široko rasprostranjena. Prateći rizici za upravljanje dokumentima su:

1. Rizici objavljivanja povjerljivih informacija
2. dokumenti spoofing rizici

Rizici objavljivanja povjerljivih informacija

Povjerljive informacije u ovom kontekstu treba shvatiti u širem smislu te riječi, odnosno što su informacije koje se odnose na ograničene kategoriji. O važnosti povjerljivih informacija i činjenica da po ovom pitanju postoji prilično opsežna zakonodavnog okvira.

Evo samo nekih od zakona koji djelomično ili u potpunosti reguliše ovu oblast:

1. Savezni zakon od 29.07.2004 N 98-FZ "komercijalnih tajne" (tajne).
2. Savezni zakon od 27.07.2006 N 152-FZ "o ličnim podacima" (podataka).
3. Savezni zakon od 1990/12/02 N 395-1 "o bankama i bankarstvo aktivnost" (bankarstvo tajne).
4. Savezni zakon od 31.05.2002 N 63-FZ "o advokaturi i pravne struke u Ruskoj Federaciji" (advokat tajne).

Prateći rizici za upravljanje dokumentima se često nalaze u poslovnim aktivnostima. To je nešto kao "troškove proizvodnje", bez kojih ne može učiniti, ali da je moguće kontrolirati i "pogon" u razumnim granicama. U suprotnom, to jednostavno nije dobro mogu utjecati na poslovanje u cjelini.

Otkrivanje bilo kakvih povjerljivih informacija može dovesti do vrlo opipljive gubitke za preduzeće. Najčešće prijetnje su nemarni zaposlenih i krađu informacija. Da biste to spriječili, preporučljivo je da izvrši dokument na strogo nametnuta pravila kompanija koja ste postavili za sebe na svoju ruku. Na primjer, možete koristiti neke pričvršćivanje prijenosa i lokaciju svakog ugovora za kompaniju ili da unesete svoje lične i obavezno odgovornost za ugovore sigurnost i računovodstvo i postupak za njihovo rukovanje. To je korisno za vođenje preduzeća sistematskog provjere prisustva relevantnih ugovora. U svakom slučaju, strogih zahtjeva za uslove ugovora skladištenja i sistema licenciranja pristupa, bez kojih očuvanje dokumenata je teško zamisliti.

Dokumenti spoofing rizici  

Najugroženiji, po mom mišljenju, u tom smislu, naravno, ugovori, dokumenti su pravni osnov za obavljanje poslovne transakcije u računovodstvu i poreza računovodstva.

Većina parnica o pitanju falsificiranja dokumenata, naime, zamjena ugovora, može izbjeći ako se strane u zaključivanju ugovora su se niz jednostavnih mjera kako bi ga zaštitili od uplitanja treće strane.

Najnovije informacijske tehnologije, začudo, dozvolite, s jedne strane da zaštiti dokumente iz njihove supstitucije, a drugi - da bi ovaj supstitucija na visokom, profesionalnom nivou. I to je činjenica. Osim toga, ako da budem iskren, niko neće vam dati apsolutnu zaštitu, ali to ne znači da ne treba da se svake razumne mere da zaštiti dokumente. Naravno, ne! Konkretno, sporazumi, jer (osim primarne) je najčešće izložena ovo.

Možete primijeniti različite tehnike i metode supstitucije dokumenata. Prvo, obratite pažnju na staru, vrijeme testiran sredstava za zaštitu dokumenata iz supstitucije. Nemojte ih zanemariti. Oni su dovoljno efikasne i istovremeno jednostavno.

Evo nekih od njih:

• Sporazum Potpis strane svakog lista.
• Šivanje ugovora.
• Korištenje posebnog papira za ugovore.

Najbolja opcija je kombinacija zaštita ugovor različitih metoda.

Nakon ove metodologije, na kraju dogovorov- nije formalnost ili prolazna hir. Ruskog poslovnog okruženja je apsolutni imperativ. Čak i jednostavan potpisivanje ugovorne strane svakog lista pruža dovoljnu zaštitu od ugovora spoofing.

Osim toga, moguće je koristiti moderne tehnologije. Oni su, bez obzira na njihove prividne složenosti, pružaju velike mogućnosti današnje poslovanje. Na primjer, upotreba pečata u ugovorima s latentna slika - živopisan primjer. Ja mogu reći bez pretjerivanja - ovo je jedan od najboljih načina da se zaštitite od prevara. Suština je da neka vrsta latentne slika je utisnut na ugovoru, obično u većini novinare. Konvencionalni slika oka nije vidljiva, to ne pomaže, i specijalnih alata kao što su lupe, itd Latentna slika može se vidjeti samo kroz poseban, takozvani "probni uzorak", koji je jedini print majstor. To je neka vrsta "ključ u ruke" koja definira štampanje autentičnost.

Rizici objavljivanja povjerljivih informacija i supstitucije dokumenti rizici - nisu jedini rizici povezani protok dokumenata, ali najčešće i lako ispraviti.

U tom smislu, štite ugovori iz trećeg lica tehnike intervencije dovoljno, ali je njihova učinkovitost u sadašnjosti manifestira u njihovoj složene aplikacije, uzimajući u obzir mjesto, vrijeme i važnost transakcije.