Uslovi skladištenja dokumenata u organizaciji

U vrijeme svoje ekonomske aktivnosti, preduzeće ili kompanija stiče čitavu arhivu vrijednosnih papira, važno i ne tako. Takva poslovna dokumenta kao korespondencija sa partnerima ili koordinacija neznačajnih pitanja o zaposlenima, saputnicima ili čestitkama na praznicima su od posebnog značaja.

One koje se odnose na obračun zarada, odbitaka u fondove, savezne ili lokalne, naloge i naloge u vezi s imenovanjem i otpuštanjem su među onima od kojih se traži period za čuvanje dokumenata u organizaciji. Ovi uslovi određuju se zakonom i unutrašnjim nalozima Ministarstva finansija Ruske Federacije. U ovom slučaju ovo je Nalog br. 105 od 29.07.1983.

Kako je računanje prijema i skladištenja materijala, njihovog kretanja, popisa radova na verifikaciji, popisa, razmišljanja u računima, vremena skladištenja dokumenata u organizaciji? Sve akcije moraju imati jednu osnovu: naređenje menadžera, koji se zasniva na cirkulaciji pravnog dokumenta.

Teško je izmisliti nešto, i to nije neophodno, jer postoji zakon koji se mora primijeniti. Načelo odgovornosti je dovoljno jednostavno: ko je potpisao naredbu, on je odgovoran za njegovo izvršenje.

Skladištenje, arhiviranje i uslovi

Sva odgovornostna dokumentacija mora biti podnesena u skladu sa uslovima njenog stvaranja. Za četvrtinu ili godinu, u zavisnosti od broja i zapremine. Malo preduzeće može odjednom da šije nekoliko arhiva, a "gustim" kompanijama je teško postaviti dokumente za četvrtinu u jednom kabinetu.

Arhiva se stvara direktno u organizaciji, a njegovo stvaranje, kao i uslovi skladištenja dokumenata u organizaciji, treba da bude podržan redosledom glave o uslovima i redosledu njegovog stvaranja. Ova odredba, koju je razvio menadžment, postaje osnova za održavanje arhiva. Situacija je usklađena sa pravilima rada Rosarhivova i ako ih ne prati po svim tačkama, ona mora odgovarati njihovim osnovnim principijelnim tačkama.

Moraju se poštovati glavni parametri održavanja, prenosa, operativnog postupka arhiva i drugih važnih uslova. Odgovornost leži na glavi. Svima je jasno zašto je potrebno poštovati pravila za čuvanje dokumenata i ne dozvoliti njihov gubitak ili štetu. U slučaju inspekcija, sporovi između organizacije i poreskih i drugih organa, ako se radnici prijavljuju za potvrdu o zaradama, neophodno je da se pozovu na dokumente iz arhive.

Ako ne i organizacija, onda arhiva može izdati takve vrste dokumenata i sertifikata kako bi izbjegla nejasne tačke. Kada su ispunjeni rokovi za čuvanje dokumenata u organizaciji, onda osoba može mirno da podnese zahtev za sertifikat kada se penzioniše.

Uslovi skladištenja dokumenata u organizaciji

Postoji koncept strogog izveštavanja o tokovima rada. Ovo uključuje uglavnom one dokumente koji se odnose na računovodstvene izveštaje i formiranje poreske osnovice. Ovi dokumenti su obavezni. Uslovi skladištenja dokumenata na preduzeću, kao iu organizaciji (društvo), regulišu se identično.

Specifičan period skladištenja određenog dokumenta je naveden u Listi standardnih dokumenata (menadžmenta), gdje postoje i određeni periodi za njihovo skladištenje. Postoji niz drugih regulatornih naloga i akata koji odražavaju rok trajanja poslovnih dokumenata. Nije moguće odrediti određeni period skladištenja za svaki dokument u okviru jednog člana. Ali ako je potrebno, možete otvoriti listu i preuzeti sve potrebne informacije. Možemo reći samo da je minimalni period skladištenja dokumenata 5 godina, a maksimum - 70.

Uslovi skladištenja dokumenata u arhivi

Kada jedna organizacija, kompanija ili preduzeće završi svoju delatnost, a zatim ga prekine, cirkulacija je sortirana. Nepotrebni dokumenti mogu imati bilo kakvu sudbinu, po odluci uprave. Dokumenti koji imaju rok trajanja od 5 do 70 godina, trebaju se poslati u arhivu (oni su toliko uskladišteni) ili se mogu deponovati kod nadređenog. Dokumenta moraju biti podneta, numerisana, rastavljena u odeljenje ili strukturnu jedinicu, prepletena u skladu sa hronologijom. Naslovna stranica treba da sadrži informacije sa popisom, a fascikle ispunjavaju osnovne zahteve:

• Listovi u folderu ne više od 250 komada.
• Debljina fascikle nije veća od 40mm.
• Lista sadržanih dokumenata u fascikli.

Pri slanju dokumenata u arhivu sastavlja se ugovor o transferu, kao i popis svih primljenih dokumenata u duplikatu, od kojih jedan ostane u organizaciji (od nadređenog) ili od osobe koja je zainteresovana za njegovo čuvanje. Obe kopije moraju sadržati informacije o prenosu dokumenata u arhivu, imati potpis odgovorne osobe koja je prihvatila dokumente i pečat institucije.