ZakonUsklađenost sa propisima

Zahtjevima arhivu sobu. Osnovna pravila organizacija arhiva

Arhiva može biti u obliku posebnog strukturna jedinica organizacije ili biti sastavni dio poslovnog života. To zavisi od obima postojećeg dokumenta.

Kako ga organizirati

Stvaranje arhivu svakom poslu ili organizacije zahtijeva niz konkretnih mjera:

  1. Potrebno je da izaberete odgovarajući skladišni prostor za čuvanje dokumenata i pravilno ga opremiti.
  2. Treba voditi računa da se stvore uslovi da zadovoljavaju standard.
  3. Neophodno je da ga opremiti sa tehničke tačke gledišta - kupiti i instalirati potrebnu opremu za arhivu.
  4. Spremište je dužan da se organizuje postupak za organizaciju arhiviranje svih potrebnih dokumenata.
  5. Ona mora biti razvijen i odobren od strane regulatornog okvira jedinice.

Implementacija ovih mjera osigurava sigurnost arhivskih dokumenata i zadržati ih u željeno stanje.

Ko je arhivar

I koji su zahtjevi za radnike koji će biti angažovani u organizaciji arhive i dalje čuvanje dokumenata? Oni mogu biti u kombinaciji pozicije i njihova golmana, na primjer, sekretar ili recepcioner?

Arhivar - specijalista čiji je zadatak da organizuje arhivske djelatnosti. Za sigurnost dokumenata koja mu je povjerena, on snosi punu odgovornost. Njegov rad nije moguće bez prolaska određenog uputstvo ili čak (ako je potrebno) praksu u instituciji Državnog arhiva.

Njegova funkcija se može prenijeti na drugog zaposlenog koji radi sa skraćenim radnim vremenom. Tipično, arhivista odgovornosti dodijeljen pojedinca radnika u slučaju kada je dovoljno velik iznos deponovanih sa dokumentacijom. U velikim organizacijama, osoblje poseban post za tu svrhu. U ovom slučaju, međutim, obično se sastoji opis poslova određuje vrste radova povjeren je arhivar, kao i njegova prava i dužnosti.

Glavna stvar - postupak

Slučajevi prenosi na arhivu organizacije u skladu sa posebno razvijen grafike. Njegov crtež mora se dogovoriti sa čelnicima svakog odjela, koji će prenositi dokumente i odobren od strane arhivista. S obzirom da je radni dokumenti u arhivi ne samo da čuvaju, ali i povremeno koristi, odrediti pravila njihovih problema (ako je primjenjivo) podnesenih zahtjeva u vašoj organizaciji, kao i vanjskim akterima.

Dostavu dokumenata koji se slavi u pojedinim knjigama registracije. postoje zahtjevi, naredbe, radnje na ustupanje predmeta na privremeno korištenje trećih strana procedura za proces registracije (između ostalog one mogu uključivati ured i sud tužioca). Izdatih dokumenata za do mjesec dana svoje zaposlenih, a do tri mjeseca - predstavnici stranačkih struktura.

Osnovna pravila organizacija arhiva

Djeluje arhiva, kao i sve strukturne jedinice na temelju posebne odredbe, koji je odobren od strane menadžmenta. Zaposleni u to u svom radu pridržavaju vlastitih opisa posla. Odredbe usvojene od strane kompanije, postavlja osnovna pravila arhiva (status funkcionalnog mjeru prava i odgovornosti i sastav potrebne dokumentacije). Svojim osnovnih zadataka uključuju:

  1. Dopunjuju arhivu dokumenata, sastav koji je naveden u posebnom dijelu propisa.
  2. Vodi evidenciju materijala i držati ih sigurno.
  3. Da se razvije u dostupnim dokumentima pronalaženje pomoći.
  4. Omogućava vam da koristite proceduru pohranjene u arhivski materijal.

Ako vaša organizacija ima dokumente koji mogu biti relevantni za Arhivska fonda Rusija, a zatim pripremiti i dostaviti ih za trajno skladištenje u državi skladištenje je jedan od eksternih problema strukturne jedinice.

njegova funkcionalnost

arhiva funkcija sustavno potiču iz svojih zadataka. Glavni su sljedeće:

  1. Održavaju liste vlastitih izvora sticanja, odnosno organizacije ili poslovne jedinice.
  2. Uzmite ih na pravilan način dokumente za čuvanje.
  3. Uzeti u obzir materijale i osigurati njihovu potpunu sigurnost.
  4. Formiranje i održavanje online sistem pomoći, koje se odnose na arhivskih dokumenata.
  5. Ponašanje informativne upravljanje uslugu i sve strukturne jedinice organizacije.
  6. Organizirati pitanje i korištenje dokumentacije u skladu sa potrebama pojedinaca i drugim organizacijama, da razmotri i analizira proces korištenja.
  7. Pripremite izjave i službene reakcije na građanin traži socijalne i pravne prirode.
  8. Obavljaju aktivnosti na ispitivanju vrijednosti dokumenta, organizirati, prenos postupak sa ciljem da se trajno skladištenje u općinskom ili državnom arhivu (u slučaju kada organizacija je jedan od gore navedenih izvora sticanja arhiva).
  9. Provjerite ispravnost formiranja i arhive u kupovini izvora - kako u njihovim strukturnim jedinicama i drugim organizacijama.
  10. Da organizuje rad na održavanju poslovnog poduhvata nomenklature.
  11. Pružiti praktične i metodološke pomoći dokumentaciju svakog strukturnih podjela.
  12. Učestvuje u razvoju arhiva i zapisima.
  13. Da učestvuju u događajima koji se održavaju u svrhu obuke arhivista i zaposlenih na pozicijama koje se odnose na upravljanje dokumentima.

Gdje da ga postavite

Razmotrimo sada šta je tu zahtjevima arhivu sobu. Najvažnije što treba uzeti u obzir, - da stavite ga u svakom slučaju nije dozvoljeno u zgradama stare karakter zgrade drva zgrada, što može biti sirovo, ne samo u glavnu sobu, ali potkrovlja sa podrumima, kao i u zgradama, Imam peć grijanje.

Ako je istu strukturu kao cjelinu prilagođen za čuvanje dokumenata na papiru, a zatim arhivu nužno značilo izoliranom sobi.

Ako je vaša organizacija u bliskoj budućnosti planira uspostaviti vlastitu arhivu, ovdje imate priliku da se upoznaju sa listom zahtjeva koji se moraju uzeti u obzir u procesu pripreme. Dakle, ono što su glavni zahtjevi u arhivu sobu, čiji je zadatak - da pažljivo i sigurno pohraniti svu potrebnu dokumentaciju?

Spisak onoga što je potrebno da bude dostupna

  1. Arhiva.
  2. Soba je dizajnirana za prijem dokumenata, privremenog skladištenja i aklimatizacije.
  3. Prostorije u kojoj će se koristiti dokumente.
  4. Radna soba (ili sobe) za zaposlene.

Kada je prostor nije dovoljno ...

U slučaju kada je datoteka sobu prostor ne dopušta mogućnost otmice pod njim nekoliko soba posvećenih jednom prostoru treba biti podijeljen na zone odvojene particije. Osnovni zahtjev, koji mora biti strogo pridržavati, u ovom slučaju - izoliran od jedne drugu lokaciju za skladištenje dokumenata i rad sa njima.

Posebnu prostoriju ili posebno izrađena i prilagođena kao zgrada skladište dokument koji se koristi kao rezerva, se traži da se ukloni iz predmeta nosi rizik u smislu mogućnosti požara. Kao primjer može se navesti su parkirališta, garaže i benzinske pumpe. U neposrednoj blizini arhivu zgrade ili prostorije ne smije biti predmeta koji služe kao izvori zagađenja zraka.

U idealnom slučaju, datoteke uvijek mora biti postavljen u posebnu, određen samo za ovaj objekat izgrađen sa svim potrebnim pravilima i propisima. Ali, nažalost, realnost diktira njegovim odredbama, te u većini organizacija, dokumenti su pohranjeni u već postojeće objekte, pretvoriti i prilagođen za tu svrhu.

Da je pravo da govori

Upoznati sa regulatornim zahtjevima u zgradama i prostorijama arhive. Oni su kako slijedi:

  1. Zgrada, koja bi trebalo da imaju budućnost za skladištenje je potrebno da se odnosi na broj administrativnog. Strogo je zabranjeno će staviti u arhivu, gdje se nalaze ugostiteljskih usluga, skladišta hrane, trgovine iz kategorije zapaljive tvari i agresivan, kao i relevantne hemijske tehnologije primijeniti.
  2. Isključene postavljanjem na negrijanim boravak i gdje nije u skladu sa zahtjevima higijene. Na neprihvatljivost zgrade lošem stanju arhiva gore navedenih.
  3. Posebno je važno da se u skladu sa zahtjevima od požara za arhivu sobu. Njegova sigurnost za moguće požara - jedan od glavnih uvjeta za sigurno skladištenje dokumentacije. U januaru 2009. godine, Ministarstvo kulture Rusije izdao naredbu broj 3 usvojila niz regulatornih zahtjeva utvrđenih u posebnim pravilima zaštite od požara Vlade Ruske Federacije i općinske arhive. Kada uređaj propisa za skladištenje dokument koji je potreban da se u potpunosti poštovati.
  4. dizajn zgrade je da se osigura nemogućnost poplava. Prostor je potrebno da imaju izlaz za hitne slučajeve. Ni u kom slučaju proći kroz to glavna cijev (vodonosni ili plin).

Da li je moguće da podnese plasman u podrumu?

Ne preporučuje se postavljanje arhivskih spremišta u podrumu, gornje etaže ili izmjene kao takav tavanskog prostora.

U hitnim situacijama mogu postojati izuzeci od ovog pravila. Oni su prihvatili kada podrumu suvu i grijana, opremljena mehanička ventilacija, sposobna da obezbijedi za sat ili dva trostruka prozračnost. Arhiva za potkrovlje ili tavan je moguće samo pod uslovom da odgovarajuće uvjete temperature i vlažnosti.

Vrlo važan uslov za prostorije arhivirati u odnosu na instalacije uređaja. Dužan je da može zatvoriti hermetički utičnice. Vrpce prenosive električne opreme su s gumenim izolacije. ne treba staviti u zatvorenom prostoru ili zajedničkom skladištenju podnih prekidača.

Odabrani ne praši i ne-korozivnih materijala kao građevinski materijal za završnu obradu arhivske spremišta. Sistem za gašenje požara moraju biti opremljeni sredstvima za neutralne, sef za dokumente. To nije dozvoljeno koristiti vatru u trgovini, uključuju grijači ili mjesto stranih predmeta.

da sumiramo

Nakon smanjenje odabranih područja u skladu sa svim navedenim zahtjevima u arhivu sobu, da konačnu odluku o podobnosti ili nepodobnosti za upotrebu. Donese takvu odluku nakon provjere mogućeg sanitarne i epidemiološke stanice i Državne Fire nadzor. Arhiva se mogu postaviti gdje god je zakazan tek nakon postupka detaljnog pregleda.

Njegova svrha - da se razjasni vatru sobu i odrediti odgovarajući nivo, na uvid u velike strukturalne trajnost, osigurati snagu preklapanja između katova u izračun potencijalne opterećenja (oprema za arhivu i težine pohranjenih dokumenata), provjeriti dostupnost i trenutni status sistema ventilacije i grijanja.

U reviziji uključena kao predstavnici organizacije (obično zaposlenih u budućnosti arhiva), i zaposlenici svih relevantnih službi - .. Building, požara, sigurnost, itd rezultati ispitivanja se ogledaju u pripremi završni čin.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 bs.unansea.com. Theme powered by WordPress.