Organizaciju rada sa dokumentima

Rad sa HR dokumentima ima poseban utjecaj na kvalitetu funkcioniranja administrativnog aparata, kao i formiranje i radne kulture zaposlenih. Što je više stručnog rada je u toku, više uspješnih aktivnosti preduzeća u cjelini.

Interna toka svake kompanije uključuje razne mjere da se pripremi, podrška, punjenje, kopiranje, prijenos poslovnih informacija. Praksa pokazuje da je oko sedamdeset posto stalno zaposlenih troše na ove aktivnosti. Mora se reći da je organizacija rada postaje sve važne dokumente. Danas, ova aktivnost se smatra jednim od glavnih faktora konkurentnosti savremenog preduzeća.

Organizacija koja radi sa dokumentima zahtijeva poseban pristup za primanje i proces poslovnih podataka, koordinira procese formiranja i promjena informacija. Ispravno organizaciju rada sa dokumentima smanjuje vrijeme na traženje i povećava točnost, pravovremenost, eliminisanje viška zaposlenih.

S obzirom na godine prakse je proizvedeno tri glavne vrste rada sa dokumentacijom: mixed, decentralizovana i centralizovana.

Potonji oblik podrazumijeva koncentrirajući se na strukturiranje različitih dostupnih operacija u vođenju jedne jedinice u poduzeću. Tako jedinica može se dijeliti ili kadrovskoj službi, ureda i slično. Vođenje evidencije može napraviti i jedna osoba koja je sekretarica. U svakom slučaju, podjela odgovornosti ili zaposleni će uključivati realizaciju punog ciklusa akcija za obradu dokumentacije o prijemu prenose u odjel arhivu. Ove aktivnosti uključuju prijem, obradu poslovnih informacija, registracija, skladištenje, kontrola nad izvršenjem, slanje, preporuke i informacije operacije, naručivanje prije prenošenja u arhivu.

Centralizovana organizacija rada sa dokumentima smatra najefikasniji, a samim tim, još bolje. To je posebno važno u malim preduzećima. Ovom metodom sistematizacije dokumentacije značajno smanjuje troškove mjera za obradu informacija. Osim toga, znatno poboljšana organizacija rada zaposlenih. U ovom obliku toka efikasniji rad uredske opreme, postiže jedinstvo u metodologiji i upravljanje aktivnostima koje se odnose na obradu dokumentacije.

Nasuprot centralizirani sistem je decentralizirana shema. U ovom slučaju, svoju uslugu za rad sa dokumentacijom generira za svaku jedinicu. U tim jedinicama, sve operacije se obavljaju samostalno. Decentralizovani sistem je tipično za one institucije i organizacije koje su u odeljak i u različitim teritorijalnom smislu aparata. Osim toga, ovaj operativni sistem je pogodan za one poduzeća, dokument u kojem drugom specifičnost (npr, postoji potreba da se pruži zaštitu informacija).

Najčešći, u međuvremenu, je oblik mješovitog sistema. U ovom slučaju, određeni dio svih operacija (po pravilu, za prijem i obradu poslanih i primljenih dokumenata, skladištenje, kopiranje) obavlja se u centralnoj jedinici. Konstruktivnih dijelova preduzeća istovremeno obavlja štampanje djelatnosti (stvaranje), naručivanje, skladištenje i priprema za isporuku u arhivu.

Izbor jednog ili drugog kola sa dokumentacijom se vrši u skladu sa strukturom preduzeća.