Upravljanje slovo (uzorka)

Upravljanje pismu - dokument koji je sastavni dio poslovne komunikacije. Najčešće se prenosi poštom i služi razmjenu informacija na poseban način.

osnovni pojmovi

Poslovna korespondencija je potrebno da se bavi raznim ekonomskim ili proizvodnju pitanja. Uz čiju pomoć preduzećima i organizacijama komunicirati s vanjskom okruženju: partnere, klijente ili vladine agencije. Obično se koristi za ovo upravljanje pismo.

To se obično naziva pisani dokument, koji može biti:

• odgovor na prethodno primljene poruke ili zahtjeve;
• prateći papir vođeni poslao zajedno sa drugim instrumentima ili materijala;
• inicijativa pismo u slučaju kada nije moguće drugi način komunikacije.

Svaka od tih opcija ima svoje karakteristike. Ipak, postoje zajednička pravila, prema kojima se obično vrši nikakav zvaničan dopis. To je i razumljivo, jer je to poslovna korespondencija, na primjer, često počinje zaključak većine transakcija. A dobro formiran dokument može stvoriti u destinaciji povoljan utisak o budućnosti potencijalnim partnerima.

Vrste poslovnih pisama

Ovisno o informacijama koje sadrži dopis, to može biti:

1. Pokriva. U slučaju da sadrži poruku da će ga tamo je paket aplikacija.
2. Potraživanja. To jest, izražava nezadovoljstvo određenoj situaciji (tvrdnja).
3. Smjernice. određene indikacije su dati u tekstu.
4. Garancije. Ovaj korisnik potvrđuje ispunjavanje budućih obaveza navedenih u dokumentu.
5. Informacija. Pismo sadrži informacije koje mogu biti od interesa za primaoca.
6. Oglašavanja. Dostavljena je informacija o privući za saradnju.
7. Pismo obavijesti. Za više informacija o javnim događajima.
8. Pismo potvrde. To ukazuje na činjenicu dobivanja tih ili drugih dokumenata ili materijala.
9. Pismo od zahtjeva. Tekst sadrži žalbu poticaj primaoca na akciju.
10. Pismo poruke. To daje konkretne informacije pošiljaocu od zajedničkog interesa za stranke.

Svrha ovih dokumenata je veza između organizacije ili odjela.

Kompilacija tvrdnja pisma

U pitanjima suradnje ponekad postoje situacije kada je jedna od strana u postupku, iz bilo kog razloga, ne ispunjava svoje obaveze. U ovom slučaju, prvi partner šalje pismo svom kolegi. U njemu, on obično predstavlja svoj prijedlog za ukidanje povrede njegovih zakonskih prava. Ovo je službeni dopis. Uzorak takvog dokumenta, možete kreirati proizvoljno. U ovom slučaju, sljedeće točke treba uzeti u obzir:

1. Stil pisanja treba da bude službeno sa instalacijom partnerstva.
2. Suština je zahtjev da se vrlo jasno izražena.
3. Tokom prezentacije informacija potrebnih za rad uvjerljivo konkretne činjenice.

U prigovoru pismo mora sadržavati:

• detalji pošiljaoca (ime, povratne adrese i telefonske brojeve);
• potpune informacije o destinaciji;
• opis okolnosti u kojima je došlo do sukoba situacija;
• pozivanje na pravne norme, što je prekinuo druge ugovorne strane;
• posebne zahtjeve za otklanjanje povreda, što ukazuje vremena njihove realizacije;
• posljedice koje mogu nastati ako se suprotna strana odstupa od njihovog izvršenja.

Posebnu pažnju treba obratiti na to kako se usluga sastoji se pismo. Uzorak se mora razvijati tako da počinilac nije doživljavaju kao prijetnju. Ne smije se zaboraviti da je ovo samo podsjetnik zahtjevan skladu sa zakonom.

pravila dizajna

Posebnu pažnju treba posvetiti dizajnu pisma upravi. Međutim, zakon ne predviđa da svaka stroga pravila i propisa.

Uprkos tome, sljedeće točke treba uzeti u obzir obavezno u pripremi takvih dokumenata:

1. Svaki dopis treba biti napisan na obrascu. To je razvijen od strane stručnjaka unaprijed na ured i odobren od strane nalogu direktora.

2. Dokument mora sadržavati neke detalje:

2.1. Informacije o primaocu i pošiljaocu.

2.2. Broj i datum ovog pisma. To je neophodno za registraciju.

2.3. Link na slične informacije o pismu-zahtjev, ako je dokument predstavlja odgovor na to.

2.4. Naslov.

2.5. Informacije o prisustvu bilo koje aplikacije s njihovim imenima i brojevima.

2.6. Informacije o osobi potpisivanja dokumenta (položaj i ime).

3. U pismu se čitati samo jedno pitanje. Imati više kompliciraju izbor izvođača.

4. informacije moraju biti navedene veoma kratko, ali je jasno. Poželjno je da se tekst ne više od dvije stranice potrebno.

5. Pravo da precizira detalje korisnika. Ako govorimo o organizaciji, morate pridržavati sljedećih redom:

5.1. Ime firme (u nominativu).

5.2. Strukturnih jedinica (ako je potrebno).

5.3. Pozicija odredišta (u dativ).

5.4. Inicijalima.

5.5. Poštansku adresu firme.

6. Ako više primatelja, prvo morate odrediti glavni, a onda i svi drugi.

Uzimajući u obzir sve ove faktore, dizajn pisma upravi, u principu, ne može biti teško.

Redoslijed prezentacije

Da je dokument pravilno sastavljen, morate uzeti u obzir specifične redoslijed prikazivanja informacija u njemu. Na primjer, možemo razmotriti mogućnost kako pisati službeni dopis od odgovora. Prvo moramo imati na umu da, u skladu sa pravilima bontona, potrebno je odgovoriti na informacije u roku od dana od dana prijema. Ako govorimo o poruci e-pošte, optimalno vrijeme nije više od dva sata. U slučaju da se pridržavaju takva pravila nije moguće, bolje je da se pošalje poruka partneru.

Samom pismu, u stvari, će se sastojati od dva dijela:

1. Uvod. Ovaj korisnik postavlja temu, uzrok i temelj njegovo pisanje. Možete se odnose na propise, koji se po zakonu su osnova za pružanje odgovora. Osim toga, treba obratiti pažnju na neke bodove u vezi ove situacije. Oni će vam pomoći da otkrije suštinu pitanja.
2. Sažetak. Ovaj dio ima za cilj da objasni i uvjerljiv. Tekst treba biti koncizan, jasan i koncizan, i krenuo činjenice - dokazane i objektivan. Ako je potrebno, mogu se potvrđuje pravi figure.

Nakon takvog teksta se obično slijedi lista aplikacija. Završava dokument potpisan od strane pošiljaoca. Osim toga, potrebno je znati kako napisati dopis, kako se ne bi uvredili primaoca. Prvo, pozivanje na poželjno je da se počne sa frazom "Dragi". Drugo, možete koristiti fraze tekst verbalni particip kao što su "nakon što je pažljivo razmotriti svoj prijedlog", ili "da temeljito testirati svoje komentare." Takva pridržavanje pravila ponašanja će imati koristi samo obje strane.

akcija postupku

Izrada službena pisma je odgovornost službenika, sekretarice ili drugih zaposlenih koji su raspoređeni te dužnosti. Biti prihvaćen za rad moraju da se pridržavaju u svojim akcijama nizu. Proces takvog dokumenta obično prolazi kroz sljedeće korake:

1. Pažljivo ispitivanje okolnosti stvar. Morate potpuno kontrolirati situaciju kako bi se procijenila svoje moguća rješenja.
2. Izrada nacrta pisma. Potrebno je uzeti u obzir sve gore navedenih zahtjeva.
3. Usklađivanje pripremljenog teksta. Ponekad je potrebno da biste uredili svjetlu komentara glave. On može napraviti neka pojašnjenja ili objašnjenja o toj temi.
4. Odobrenja svog nadzornika.
5. Finalizacija i potpisivanje tog dokumenta.
6. Registracija slova.
7. Slanje mail primatelja.

Tek nakon prolaska kroz sve ove faze, pismo postignut primalac, će biti u stanju da ispuni svoju misiju.

obaveznim propisima

Da biste postavili zvanično pismo, morate imati na umu da na prvoj stranici nužno odštampan na posebnom obrascu. Za ostalo, možete koristiti regularne čist listova A4. Ovdje ne smije se zaboraviti da je sam tekst polje ima svoje granice: gornji i donji su 2 cm, lijevo - 3,5 cm, desno - 1 cm. Nije potrebno razbiti standardne veličine da stane informacijama na jednoj stranici. Bolje je da poštuje sva pravila i jednostavno dodati dodatni stranici.

Upišite tekst mora biti u skladu s pravilima:

1. Da print, koristite standardni font Times New Roman. Ostale opcije bolje ne primjenjuju.

2. veličina fonta također regulirano:

• za glavni tekst - 14;
• poravnanje stranica i znak performansi - 12.

3. Postavljanje detalja također obavlja u skladu s pravilima:

• razmak između redova - 1;
• poravnanje teksta se vrši "width";
• transferi su automatski postavljeni;
• udaljenost od zaglavlja je serijski broj 2 proreda, a iz njega u glavni tekst - 3.

Usklađenost sa ovim standardima je obavezna za pravilno izvođenje slova odgovara na odredište.

detalji lokacije

Kako bi se sastaviti standardne poslovne pismo, morate znati točno gdje bi trebali biti postavljeni, njegove detalje i komponenti. Odgovore na ova pitanja sadrži GOST R 6,30-2003. To detaljno opisati obliku službena pisma. U stvari, to je uzorak u kojem se nalazi ukupnost sve detalje ovog dokumenta na određeni način. Potrebno je:

1. Da ujedini proces samo registracija ured (biznis) slova.
2. Biti u mogućnosti da napreduje u središtu pripreme standardnih formi, čime se smanjuje potreba za ručno obavljanje posla.
3. Olakšati i smanjiti vizualnoj pronalaženje informacija.
4. Proširiti mogućnosti obrade slova uz pomoć računala i druge opreme.

Dakle, za konvencionalne poslovne pismo koristi 30 standard detalji, koji se nalaze u jedanaest obavezno područjima:

• logo i grb;
• autor;
• početnih podataka;
• header;
• odobrenje;
• primaoca;
• rezolucije;
• tekst;
• potpisa i aplikacija;
• koordinaciju i osiguranje;
• maraka.

Postavljanje informacija u pojedinim sektorima omogućuje profesionalcima da bolje kretanje kroz dokument, i običnim korisnicima olakšava proces njegove izrade.

osnovni zahtjevi

Neki lideri pogrešno vjeruju da poslovne korespondencije može izvršiti proizvoljno bez praćenja pravila i propisa. Međutim, stručnjaci koji su odgovorni za to, morate znati osnovne zahtjeve za dopis:

1. Prisustvo posebnih (korporativne) obliku.
2. Pravilnu upotrebu i detalji plasman.
3. Tekst treba biti čitljiv i dobro uredio. Da bi objasnio suštinu pitanje je bolje dati prednost jednostavan zajedničke prijedloge. Potrebno je govoriti kratko da svaka riječ je nosio najviše informacija.
4. Ovisno o vrsti, dokument se mora izdati u skladu s tim. U pismu se može sadržati nekoliko aspekata. U ovom slučaju, izlaganje je potrebno da pokuša da ih kombinirati.
5. Pravilna upotreba standardima propisanim za kucanje.
6. Pokušajte doći do sadržaja pisma nije bio kategoričan izraza. Primalac može interpretirati fraza kao prijetnju. Prilikom dizajniranja prijedloge bolje koristiti uvodnih riječi kao što su "navodno", "kao što znate", "moguće" i "kako".

Ovi zahtjevi su u praksi pomaže u održavanju upravljanje dokumentima u preduzeću.